Bonnes pratiques de numérisation : les réponses aux questions les plus courantes

Encore trop souvent, la numérisation est considérée comme le simple fait de scanner des documents papier via une imprimante multifonction (MFP). Ce n’est pourtant pas si simple ! En effet, sa mise en œuvre doit respecter certaines bonnes pratiques afin qu’elle serve à la transformation digitale globale des organisations. Le point sur les réponses aux questions que vous vous posez.

Qu’est-ce que la numérisation concrètement ? 

Selon le Larousse, la numérisation est le fait de “convertir une information analogique sous forme numérique”. Dans le détail, il s’agit d’une opération technique ayant recours à un matériel technologique (un scanner) visant à transformer le contenu d’un support papier vers une copie numérique à l’identique. Cette image n’est ni plus ni moins qu’un double obtenu au point par point du document d’origine. Elle peut être fournie dans des formats divers, tels que le PDF (plus courant), le TIFF, le JPEG ou le PNG.

La numérisation embarque également des technologies visant à améliorer le traitement de l’image, dont l’Intelligence artificielle (IA), le machine learning ou l’automatisation afin que certaines étapes du processus puissent se dérouler sans intervention humaine (ou la minimiser au maximum). D’autres outils et fonctionnalités sont particulièrement utiles : l’OCR (Reconnaissance optique des caractères), capable de retranscrire le texte d’un document papier afin d’en faciliter l’identification, la capture d’information ou l’indexation, ou la LAD (Lecture automatique de documents) et la RAD (Reconnaissance automatique de documents).

En quoi la numérisation se distingue-t-elle de la dématérialisation ?

En réalité, la numérisation est indissociable de la dématérialisation, qui concerne plus généralement toutes les initiatives menées par les organisations pour passer du papier au numérique. Elle englobe ainsi l’exploitation de données (le fameux Big Data), la gestion électronique des documents (GED) et la gestion électronique du courrier (GEC), la digitalisation du parcours client, etc. Elle contribue également à la transformation des processus métiers, au cœur desquels le numérique tient désormais une place de premier choix.

Aujourd’hui plus que jamais, la dématérialisation touche tous les secteurs d’activités : santé (pharmacies, hôpitaux), banques et assurances, industrie, logistique et transport, commerce, et même collectivités. Il faut dire que la généralisation de la dématérialisation ne doit rien au hasard. Elle peut s’expliquer par deux facteurs majeurs :

• l’essor du télétravail et la mise en place de nouvelles méthodes de travail collaboratif, accélérés par la crise sanitaire, qui a nécessité que chacun puisse accéder à ses documents de travail y compris hors du bureau ;
• l’apparition de nouvelles réglementations, à l’instar d’Action Publique 2022, visant à accélérer la transformation du service public, la démocratisation de la facturation électronique (prévue dans le Projet de loi de finances pour 2020), qui doit devenir une obligation à horizon 2025, ou encore la dématérialisation des documents d’urbanisme, obligatoire pour les collectivités dès le 31 décembre 2021.

Quel est l’intérêt de la numérisation ?

La numérisation de documents présente de nombreux bénéfices pour les organisations de tous les secteurs, et en particulier celles qui traitent de nombreuses pièces au quotidien : courriers, factures fournisseurs ou clients, contrats, bons de commande, documents dédiés aux ressources humaines, etc. En se basant sur des technologies de pointe, la numérisation contribue à une meilleure gestion des documents, dont l’intégralité du cycle de vie est désormais électronique (de la capture de l’information à l’archivage).

Par ailleurs, la numérisation et la dématérialisation permettent aux professionnels de pouvoir accéder à l’ensemble de leurs documents de travail dans un contexte où la mobilité est devenue la norme. Cet avantage a ainsi des conséquences positives sur la productivité de l’organisation toute entière, s’appuyant également sur un partage de l’information plus fluide. Par ailleurs, les coûts liés à l’achat de papier et des consommables d’impression sont largement réduits.

Quelles sont les étapes de la numérisation ?

Le nombre d’étapes nécessaires au processus de numérisation des documents papier dépend essentiellement du matériel utilisé. En effet, les solutions intégrant des outils d’OCR et d’automatisation permettent de raccourcir le procédé. Plusieurs étapes sont néanmoins indispensables au bon déroulement de cette tâche :

• Préparation des documents papier (qui devient obsolète avec les solutions les plus abouties, à l’instar de Kodak Alaris Info Input, capable de gérer les documents en vrac)
• Numérisation
• Capture et indexation des données
• Contrôle et vérification
• Intégration aux applications métiers et/ou à la GED
   

Bien qu’elle ne fasse pas partie intégrante de la numérisation, la phase d’archivage des documents est bien entendu essentielle afin de respecter les réglementations en vigueur, et tout particulièrement le RGPD (Règlement général sur la protection des données). Un coffre-fort numérique ou toute autre solution de système d’archivage électronique (SAE) sera donc indispensable !

Quelles sont les méthodes de numérisation les plus répandues ?

Deux tendances sont tout particulièrement en plein essor. La première concerne la méthode de numérisation en mode “copie fiable”  ou “copie fidèle”, grâce à laquelle une copie électronique peut avoir la même force probante que son original papier (comme le stipule le décret n° 2016-1673). Pour ce faire, le procédé doit reposer sur deux éléments indispensables : un SAE certifié et une numérisation fidèle, soumise à un cadre normatif particulier (NF Z42-026 notamment).

Au-delà de la copie fiable, de plus en plus d’organisations ont compris l’importance de passer à la numérisation des courriers entrants et à la Salle de courrier numérique. Véritable levier de la transition digitale, cette activité permet de transmettre aux bons destinataires une copie électronique des courriers reçus au format papier. Les avantages de ce procédé sont nombreux : meilleure des gestions des flux documentaires, partage facile et rapide de l’information, gain de productivité, optimisation des processus, etc.

Quels sont les usages des organisations en matière de numérisation ?

En matière de nouvelles technologies, il est toujours intéressant de savoir si les autres organisations ou entreprises sont plus en avance que la nôtre, et le passage à la numérisation n’y fait pas exception ! Selon une enquête menée par Archimag pour Kodak Alaris auprès de 800 professionnels de tous les secteurs en juin 2019, seulement 23 % des salariés utilisent un scanner dédié pour numériser leurs documents papier. Ces derniers sont, dans 1 cas sur 2, des factures ou des contrats.

Utilisés par 96 % des professionnels, les copieurs multifonction sont particulièrement limités. Pour preuve, 64 % des utilisateurs exploitent les documents numérisés directement via leur boîte mail et ils ne sont que 2 % à l’intégrer à un processus ou logiciel métier. Le recours à des technologies obsolètes fait également apparaître des besoins auxquels les solutions plus évoluées peuvent répondre pleinement. Entre autres, 49 % des répondants aimeraient pouvoir indexer automatiquement leurs données et 42 % souhaiteraient que leur automatisation soit automatique.

Comment bien choisir son prestataire ?

Pour ne pas commettre d’erreur, il est important de garder en tête que la numérisation n’est pas le remplacement du papier, mais bel et bien une pierre angulaire de la stratégie de transformation numérique entreprise par votre organisation. Ce faisant, le choix du prestataire doit avant tout répondre à vos besoins ; la solution retenue devra donc intégrer toutes les fonctionnalités nécessaires à vos travaux de numérisation, en tête desquelles l’IA, l’automatisation et l’OCR.

Dans un monde toujours plus digitalisé, l’aspect humain est d’autant plus important : rapprochez-vous de prestataires proposant un accompagnement personnalisé, qui seront plus à même de comprendre vos besoins. Identifiez, au préalable, les limites de leur prestation (jusqu’où iront-ils dans l’accompagnement) et n’hésitez pas à tester leur solution à petite échelle avant une mise en œuvre plus globale. Ce n’est que de cette façon que vous pourrez observer les limites des outils proposés et vous tourner vers d’autres solutions plus adaptées.
 

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