Enjeux et avantages de la copie fiable : le guide complet pour les organisations
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Toutes les organisations, privées comme publiques, sont aujourd’hui confrontées à une croissance exponentielle de leurs flux documentaires. Ce contexte soulève des défis importants en matière de gestion, de stockage et de conservation des informations. Quels documents numérisés et dans quelles conditions ? Et pour en faire quoi ? La réponse à ces questions réside certainement dans la numérisation en mode “copie fiable”.
Bien plus qu'une simple opération de numérisation de documents papier, la copie fiable représente une véritable révolution pour les organisations en matière de gestion documentaire. Elle leur offre, en effet, la possibilité de remplacer leurs documents physiques par des équivalents numériques juridiquement valables. Cette évolution est d'autant plus cruciale dans des domaines comme la santé, où la conservation des dossiers patients est soumise à des réglementations strictes.
Quels sont aujourd’hui les enjeux et les avantages de la copie fiable ? Quelles sont les normes françaises qui encadrent sa mise en place et que garantissent-elles ? Et avec quelle solution conserver ces copies fiables en toute sécurité et en conformité avec la réglementation ? Toutes les réponses dans ce livre blanc.
Copie fiable : de multiples motivations
La copie fiable intéresse de plus en plus les organisations privées comme publiques qui y voit un moyen sécurisé et conforme de numériser leurs fonds documentaires et de supprimer les dossiers et copies physiques de leurs armoires. Elles sont motivées par plusieurs éléments :
- La réduction des coûts de gestion physique
La numérisation permet aux organisations de réaliser des économies substantielles sur les coûts de stockage, de papier, d'impression et de transport. La suppression des originaux papier, permise par la numérisation en mode “copie fiable”, libère de l'espace dans les bureaux et rend les salles d'archives inutiles. Le coût du foncier lié au stockage physique des documents est d’ailleurs un facteur important dans la décision de nombreuses organisations de se tourner vers la numérisation. D’autant qu’externaliser cette opération coûte également très cher…
- L’amélioration de l'efficacité et de la productivité
La numérisation des documents et leur ingestion dans une GED ou un ECM garantit un accès rapide et facile aux informations, ce qui permet aux employés de gagner du temps et d'être plus productifs. La recherche d'informations devient ainsi plus simple et plus rapide, ce qui améliore l'efficacité globale de l'organisation. L’objectif pour les organisations étant désormais d'éviter à tous de produire du papier. D’autant que toutes les informations circulant au format papier ne sont généralement pas capitalisées au sein du SI de l’organisation et sont donc des données inexploitables.
- La volonté de digitaliser certains processus
La copie fiable s'intègre facilement aux nouvelles technologies et aux plateformes digitales, favorisant l'innovation et l'évolution des processus. Elle agit même comme un catalyseur de la digitalisation des processus en supprimant les obstacles liés au papier, en garantissant la sécurité et la conformité juridique, en optimisant les coûts et en préparant les entreprises à un avenir 100% digital.
- La conformité réglementaire
Certaines réglementations, notamment dans le secteur de la santé, exigent la conservation de documents pendant une durée déterminée. La numérisation en mode copie fiable permet aux institutions des secteurs réglementés de se conformer à ces exigences légales tout en garantissant l'intégrité et la traçabilité des documents.
- Une sécurité et confidentialité accrues
La numérisation, en particulier lorsqu'elle est associée à des solutions de stockage - ou mieux, d’archivage -, renforce la sécurité et la confidentialité des informations sensibles. Les risques de perte, de vol ou de détérioration des documents physiques sont ainsi minimisés.
- La préparation à l'implémentation d’un SAE
La numérisation des documents est souvent considérée comme une étape préparatoire à la mise en place d'un Système d'Archivage Électronique (SAE). Les documents dématérialisés en mode “copie fiable” pourront ensuite être versés dans le SAE pour une conservation à long terme.
La numérisation en mode “copie fiable” offre ainsi aux organisations un large éventail d'avantages, allant de la réduction des coûts de gestion physique à l'amélioration de la sécurité et de la conformité réglementaire. La combinaison de ces facteurs incite de plus en plus d'organisations à franchir le pas.
Copie fiable : le secteur de la santé en demande
Le secteur de la santé est un des principaux moteurs de la demande autour de la “copie fiable”. Et la demande explose depuis peu encouragée par les injonctions gouvernementales en faveur de la dématérialisation et de parcours de soins intégralement digitaux (grâce notamment à l’évolution des SIH désormais dotés de fonctions Dossier Patient Informatisé et à l’arrivée de plateformes comme Mon Espace Santé, Digihosp, etc.). Cette incitation vise à réduire les coûts associés au stockage physique des archives et à moderniser les processus administratifs.
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