La dématérialisation, une nécessité pour les organisations après la crise

Alors que le déconfinement s’opère peu à peu en France, de nombreuses entreprises ont compris (un peu tard) la nécessité de mettre en œuvre des dispositifs visant à maintenir le bon fonctionnement de certaines activités pendant la crise et à les relancer après. Dans les deux cas, la dématérialisation des documents apparaît comme un levier à ne surtout pas négliger !

Assurer la pérennité de l’entreprise avant tout

Bien que les indicateurs de la dernière enquête Acemo spéciale Covid, publiés le 17 juin par la Dares et l’Insee, tendent à s’améliorer, ils font toujours froid dans le dos : 5 % des entreprises n’avaient toujours pas repris d’activité en mai, tandis que 27 % ne travaillent qu’à moitié. De fait, 13 % des salariés sont encore en chômage partiel complet, et près de trois organisations sur quatre ont eu recours à ce dispositif entre avril et mai.

Autant d’indices qui, sans pouvoir être totalement évités, auraient au moins pu être atténués si les sociétés françaises s’étaient mieux préparées. Gérer une crise, bien qu’elle soit imprévisible, est bel et bien possible : l’impact a ainsi été moindre pour les entreprises qui avaient déjà élaboré un plan à mettre en œuvre en cas de sinistre, et tout particulièrement celles qui étaient familières avec le télétravail. Il est en effet indispensable de réfléchir à des scénarios permettant de limiter l’impact d’une crise sur l’activité, aussi bien pendant la période de trouble qu’après.

Le zéro-papier au service de tous

Contrats, avenants, factures, devis, bons de commandes, fiches de paie… sont autant de documents nécessaires au bon fonctionnement d’une entreprise. S’ajoutent tous les fichiers assurant la bonne gestion des projets, parfois partagés par toute une équipe. Plus que jamais, le coronavirus a mis en lumière le besoin des professionnels de passer à la dématérialisation : combien se sont retrouvés à ne pas pouvoir poursuivre leur activité du fait de la décision soudaine de passer en confinement, sans avoir pu préalablement récupérer ou scanner leurs indispensables documents ?

Pour se prémunir contre ce genre de situation, les entreprises doivent entreprendre, en amont de la crise, un important travail de numérisation des documents. Il s’agit également de garantir leur accès à l’ensemble des collaborateurs, via un intranet, une solution de drive ou en s’appuyant sur le cloud computing par exemple. Chacun peut ainsi basculer en télétravail et retrouver les fichiers numériques indispensables à sa fonction de n’importe quel endroit.

Se faire accompagner pour bien réussir son projet de numérisation

La dématérialisation ne doit cependant rien laisser au hasard ! Sa mise en place pouvant s’avérer chronophage pour une organisation, il est recommandé de faire appel à un prestataire externe, à choisir selon plusieurs critères, parmi lesquels la qualité, les fonctionnalités et l’accessibilité de ses solutions de capture, sa capacité à gérer des flux ou encore à digitaliser les processus. Cette étape constitue une condition indispensable à tout projet plus global de GED (Gestion électronique des documents). Le cahier des charges établit avec le fournisseur retenu devra ainsi être précis et comprendre notamment un point sur les ressources existantes, les volumétries, la gestion des périphériques et points de sortie, la sécurité et la réglementation, etc.

Autant de prérequis auxquels répond pleinement Alaris, comme l’entreprise l’a démontré en collaborant avec iMedX Australia & New Zealand pour proposer une solution de codage à distance aux hôpitaux australiens utilisant encore le papier afin que ces derniers puissent effectuer leur codage clinique hors site. Cela a ainsi permis d’assurer le maintien des activités du personnel hospitalier durant la pandémie de Covid-19, en s’appuyant notamment sur la solution Info Input développée par Alaris et sur iCodeX, portée par iMedX. Résultat : un outil de codage clinique à distance déployé en seulement 48 heures, encore mis à disposition du personnel hospitalier même après la levée des restrictions liées au coronavirus. Preuve s’il en est de son utilité !