La numérisation des documents, véritable enjeu dans les pharmacies

Perpétuellement tendu, le secteur de la santé aurait tout à gagner à accélérer les procédures d’admission dans les établissements accueillant du public, y compris dans les pharmacies. La dématérialisation s’impose dès lors comme la solution idéale au service de l’amélioration du parcours patient… mais pas que : elle s’applique à tous les types de documents pour répondre aux problématiques de fournisseurs que peuvent connaître les professionnels dans les officines !

Tout comme les services d’urgence, où la fluidification des admissions est une priorité, les officines sont, elles aussi, régulièrement engorgées. Les professionnels du secteur doivent composer avec des procédures répétitives et chronophages, nécessitant de demander et de copier (parfois plusieurs fois) de nombreux documents. Opter pour des solutions de scanning adaptées à ces opérations est donc une priorité pour les pharmaciens, afin d’optimiser le traitement des dossiers patients.

Un parcours patient à repenser

Nécessaire au remboursement des dépenses de santé, la feuille de soins est le parfait exemple de la dématérialisation dans le secteur de la santé. Sa version électronique tend enfin à se généraliser, émise lorsque le pharmacien dispose d’un système SESAM-Vitale et que son patient possède une carte Vitale. Ce document est alors automatiquement envoyé à l’organisme d’Assurance maladie concerné.

Cependant, la feuille de soins papier est toujours d’actualité, en particulier lorsque l’acheteur n’a pas sa carte Vitale ou que le professionnel n’est pas équipé du SESAM-Vitale. Scanner ce document est primordial, permettant de disposer d’une trace de cette démarche et d’offrir plus de garanties aux patients. Ces derniers peuvent, en effet, demander à leurs professionnels de santé un duplicata de la feuille de soins (sous 15 jours à 3 mois après l’élaboration de celle-ci) en cas de perte. Cette sécurité renforcée s’applique également aux cartes mutuelles : bien que le scan de ces documents ne soit pas obligatoire, il s’agit d’une garantie supplémentaire pour les professionnels, notamment en cas de réclamation.

Bientôt une ordonnance 100 % dématérialisée

La dématérialisation touche cependant bien d’autres documents de santé. L’un des principaux n’est autre que l’ordonnance qui, après la généralisation du Dossier médical partagé en 2018, doit elle aussi passer au tout électronique dès cette année. Pour remplacer sa version papier, qui représente plus d’un milliard de prescriptions chaque année, l’ordonnance dématérialisée ne devrait en rien perturber les pratiques des professionnels de la santé : il suffira aux médecins de rédiger l’ordonnance sur un logiciel professionnel dédié puis de l’imprimer avec un QR code unique que le pharmacien sera à même d’identifier. Ce dernier sera également en charge de l’enregistrement du dossier sur la base nationale de l’Assurance maladie (incluant l’identité du médecin et du patient, des justificatifs, les données de délivrance, etc.).

En attendant que ce dispositif ne se généralise, les pharmaciens ont toujours la possibilité de scanner les ordonnances papier remises par leurs patients. Au-delà de garder une trace de ces documents, il s’agit d’un service supplémentaire proposé à leur clientèle : en cas de perte de l’ordonnance, le professionnel d’officine peut en fournir une copie. C’est d’autant plus pratique pour les patients ayant besoin de poursuivre un traitement sur une longue durée. Disposer d’une solution de scanner devient alors indispensable au bon fonctionnement de l’établissement, et même un levier d’amélioration du service rendu au patient. Le scan intervient également du côté des acheteurs, qui peuvent désormais, selon les services proposés par leur pharmacie, numériser leurs ordonnances depuis leur domicile pour que leurs commandes soient préparées. Les médicaments peuvent par la suite être récupérés à l’heure de leur choix.

Le scanner, un indispensable à la bonne gestion des pharmacies

Les pharmaciens, néanmoins, ont également des problématiques davantage liées à leur rôle d’administrateur d’établissement et de fournisseur. En effet, au-delà des documents relatifs aux patients, ces professionnels doivent composer avec de nombreuses pièces nécessaires au bon fonctionnement de leurs officines : bons de commandes, factures d’acquisition des médicaments, reçus de substances, bons de traçabilité des lots de médicaments, factures de substances, etc. La durée de conservation de ces documents est réglementée et varie de 3 à 40 ans (pour le registre spécial des médicaments dérivés du sang). Ils doivent être conservés selon les conditions établies par les Bonnes pratiques de préparation en vigueur ou la réglementation interne à l’officine.

Qu’elles soient liées à la logistique dédiée aux médicaments ou au matériel de rééducation entre autres, ces pièces peuvent être scannées et stockées pour une efficacité renforcée. Les copies numériques garantissent en effet aux pharmaciens d’avoir plus de visibilité sur leurs stocks, leurs commandes et leurs paiements. Scanner ses documents offre de nombreux avantages : gain de temps, archivage et classement (par nom, date, objet, type, etc.), sécurisation et exportation simplifiée des données, etc. Un équipement spécifique doit cependant être utilisé pour assurer la qualité de numérisation des documents. Idéalement, utiliser une solution de numérisation connectée intelligente, à l’instar d’Alaris INfuse, permet d’automatiser le processus de classement.

En pleine transformation digitale, le secteur de la santé n’en oublie pas sa priorité : offrir une meilleure prise en charge aux patients. Cela doit passer par la dématérialisation des documents, et donc leur scannage, qui garantit un gain de temps et une efficacité renforcée. Ainsi, si les pharmaciens sont en première ligne, l’ensemble des professionnels, médecins, infirmiers, kinésithérapeutes, etc., est bel et bien concerné.