Dématérialisation : la copie fiable, une tendance en plein essor

Bien que 68 % des organisations Françaises connaissent ou ont déjà entendu parler de la copie fiable, 55 % d’entre elles considèrent qu’elles n’ont aucun besoin en la matière*. Pourtant, elle présente de nombreux avantages, à commencer par sa capacité à se substituer aux documents originaux (dont les factures), qui n’ont donc pas vocation à être stockés. Ce procédé s’inscrit également dans l’objectif gouvernemental « Zéro papier » et répond aux grands enjeux de la dématérialisation.

Une réglementation qui a beaucoup évolué ces dernières années

Le numérique a fait son apparition dans le Code civil avec la reconnaissance légale de l’écrit et de la preuve électronique par la Loi du 13 mars 2000. Dès l’annonce du Plan France numérique fin 2011, le ministère de l’Economie faisait part de son intention de rendre 100 % des démarches administratives accessibles en ligne. La facture électronique devait également se généraliser dès 2020 – ce qui est chose faite pour les marchés publics depuis le 1^er janvier de cette année. Du côté des bulletins de paie, c’est la loi Travail qui, en 2017, a autorisé les entreprises à les fournir sous forme dématérialisée sans nécessiter l’accord des salariés. Deux ans plus tard, la déclaration de revenus en ligne est également devenue la norme pour tous les foyers de France. Ont ensuite suivis l’entrée en vigueur, le 1^er juillet 2016, d’un règlement européen sur l’identification électronique (eIDAS, ou Electronic identification and trust services), puis de la réforme des dispositions du Code civil sur la preuve le 1^er octobre de cette même année.

Le décret du 5 décembre 2016, une avancée majeure en faveur de la copie fiable

C’est cependant le décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016 sur la fiabilité des copies électroniques qui a définitivement donné à la copie fiable « la même force probante que l’original » en introduisant l’article 1379 du Code civil : « Est présumée fiable jusqu’à preuve du contraire toute copie résultant d’une reproduction à l’identique de la forme et du contenu de l’acte d’origine, et dont l’intégrité est garantie dans le temps par un procédé conforme à des conditions fixées par décret ». Les articles 2 et 3 de ce décret définissent tout particulièrement les points à respecter pour valider la conformité du processus de dématérialisation : empreinte électronique, horodatage qualifié, cachet électronique qualifié, signature électronique qualifiée. Il stipule également que les conditions propres à la conservation doivent rester inchangées pour éviter toute altération de la forme ou du contenu.

Deux procédés permettent de présumer la fiabilité d’une copie électronique, soit sa fidélité à l’original et son incorruptibilité :

- la reproduction sur un support physique non réinscriptible, à savoir un disque Worm (Write once read many) ;

- la voie électronique, dont le décret du 5 décembre 2016 fixe les conditions techniques permettant de garantir la fiabilité juridique.

Les preuves de la fiabilité et du respect de la norme

Produire une copie fidèle est la première étape pour obtenir une copie fiable, définie comme étant un document numérique dont l’intégrité est garantie dans le temps et de ce fait destiné à être conservé dans un système d’archivage électronique conforme à la norme NF Z42-013. Cette norme, révisée en 2019, liste les spécifications relatives à la conception et à l'exploitation de systèmes informatiques en vue d'assurer la conservation et l'intégrité́ des documents stockés dans ces systèmes. Pour pouvoir démontrer la conformité de son système d’archivage électronique à la norme NF Z42-013 ou la norme équivalente ISO 14641 datant de 2018, c’est la certification délivrée par l’Afnor, NF 461, qui fait foi.

Numérisation fidèle

La norme Afnor NF Z42-026, homologuée en mai 2017, permet, elle aussi, d’établir la preuve de cette fiabilité. Elle spécifie les conditions à remplir pour produire des copies numériques fidèles de documents papiers. Une copie fidèle étant la reproduction à l’identique de la forme et du contenu. Pour apporter des garanties de conformité à la norme NF Z42-026, l’Afnor a décidé d’élaborer la certification NF 544. Après audit spécifique, elle sera attribuée aux prestataires de numérisation qui demanderont à en bénéficier.

Pour résumer, la copie fiable doit répondre aux exigences de plusieurs références :

- le décret du 5 décembre 2016, qui fixe les conditions du procédé permettant à une copie de bénéficier de la présomption de fiabilité prévue au deuxième alinéa de l’article 1379 du Code civil ;

- la norme NF Z42-026, qui couvre la définition et les spécifications des prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier et le contrôle de ces prestations ;

- la norme NF Z42-013, précisant l’ensemble des mesures techniques et organisationnelles autour du fonctionnement d’un système d’archivage électronique ;

- la certification NF 461, détaillant tout le cheminement du document, depuis son entrée, en passant par son stockage dans le SAE (format, durée, etc.) jusqu’à sa sortie pour consultation par exemple ;

- la certification NF 544, qui atteste des prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier.

La Convention de Numérisation : ce qui lie le donneur d’ordres et l’opérateur

La norme NF Z42-026 spécifie les relations entre les deux acteurs du processus de numérisation : le donneur d’ordres (DO), propriétaire des documents, et l’opérateur (OP), en charge de la numérisation. Les relations contractuelles entre eux reposent sur la Convention de numérisation (CDN), qui définit l’objet de la prestation de numérisation, encadre le processus global, précise les différentes tâches, ainsi que les responsabilités et les obligations des deux parties. Dans le cas où le donneur d’ordres et l’opérateur font partie de la même organisation, la Convention de Numérisation devient une procédure interne en restant impérative. Notez que cette Convention de Numérisation s’applique aussi bien pour la numérisation de stock que des flux.

Mettre en œuvre une prestation de numérisation chez un opérateur

La première étape de la mise en œuvre d’une prestation de numérisation chez un opérateur est la qualification de l’opérateur de numérisation. Celle-ci comprend plusieurs points dont :

- l’évaluation des systèmes de management Qualité/Conformité (à défaut de certification, conforme à la norme Iso 9001) ;

- l’évaluation de systèmes de management de la sécurité des informations (à défaut de certification, conforme à la norme Iso 27001) ;

- la gestion des infrastructures et des matériels (il est notamment recommandé de bien isoler la zone de numérisation) ;

- la sécurité des locaux, la sécurité anti-intrusion, la sécurité incendie, la sécurité électrique ;

- l’accès du personnel (il convient d’assurer la traçabilité des entrées/sorties des personnels habilités) ;

- l’accès à des tiers (coursiers, fournisseurs, clients) ;

- le dispositifs anti-nuisibles, le plan de prévoyance en zone inondable ;

- la signalétique ;

- le plan de continuité d’activité.

Les étapes du processus de numérisation

Une fois la convention de numérisation établie, il convient de procéder à la qualification de la chaîne de numérisation. Cette dernière doit faire l’objet d’un bordereau de livraison comprenant l’identification et la volumétrie des contenants transférés et faire un lien clair avec la prestation de numérisation demandée. La suite du processus de numérisation permettant d’aboutir à la production d’une copie fiable fidèle conforme à la norme NF Z42-026 comprend plusieurs étapes :

• le contrôle de réception par l’opérateur ;
• la préparation à la numérisation ;
• la numérisation en elle-même ;
• les traitements post-numérisation ;
• la production des métadonnées ;
• la génération des traçabilités associées ;
• la composition des livrables numériques ;
• les contrôles qualitatifs et quantitatifs ;
• le traitement des anomalies identifiées lors des contrôles ;
• l’enregistrement des contrôles ;
• la livraison par l’opérateur au donneur d’ordres ;
• le contrôle des livrables par le donneur d’ordres ;
• le traitement des documents d’origine (à détruire ou archiver) ;
• la suppression des fichiers numériques chez l’opérateur ;
• l’émission d’une attestation contribuant à la fiabilité des copies fidèles.

Mise en œuvre de la garantie d’intégrité

En application du décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016, la Convention de Numérisation doit préciser à quel moment le document issu de la numérisation ne sera plus modifié jusqu’à sa livraison. C’est après ce moment -qui doit être horodaté- que le processus met en application la méthode cryptographique (empreinte numérique, horodatage, cachet électronique) permettant d’assurer l’intégrité de chaque copie produite. Á réception par le donneur d’ordres, les copies fiables numériques doivent être versées dans un système d’archivage électronique conforme à la norme NF Z42-013 (voire certifié NF 461 ou encore pour les archives publiques disposer d’un agrément délivré par le SIAF) ou un composant coffre-fort numérique conforme à la norme Z42-020.

Bien choisir son scanner

Il est recommandé d’installer des scanners dédiés exclusivement à la chaîne de numérisation en copie fiable, en excluant les multifonctions qui sont peu adaptés (vitesse trop faible, pas d’endossement, etc.) et insuffisamment sécurisés en standard. Il est également fondamental de vérifier que le système utilisé pour la numérisation autorise :

• le calibrage du profil ICC ;
• l’authentification de l’opérateur de numérisation ;
• la possibilité de sélectionner la catégorie et le type de documents numérisés, le profil adéquat, d’ajouter l’année et le nom du client ;
• la capacité de produire des documents dans un format électronique pérenne ;
• le contrôle d’intégrité des documents ;
• l’usage d’un horodatage ;
• l’apposition d’un cachet électronique qualifié.

Points de contrôle

Des tests périodiques doivent être réalisés pour s’assurer de la qualité des opérations de numérisation, mesurer le taux d’erreur et le taux de vieillissement du système. Ces opérations sont à effectuer sur une base de documents représentatifs du fond documentaire de l’organisation et leurs traces doivent être conservées.

Des usages qui varient selon les secteurs

Par ses nombreux avantages, la copie fiable tend à se répandre toujours plus au sein des organisations. Le secteur privé est aujourd’hui le plus en avance, et tout particulièrement l’industrie et les services. La santé n’est pas en reste, aussi bien dans le secteur hospitalier que dans l’industrie pharmaceutique. En revanche, les administrations et les collectivités territoriales accusent un certain retard, soit parce qu’elles estiment ne pas avoir à apporter la valeur de preuve d’un document scanné, soit parce qu’elles ne se sentent pas concernées. Pourtant, la copie fiable concerne aussi les acteurs publics.

Les contrats et factures parmi les documents les plus concernés par la copie fiable

Les organisations peuvent désormais numériser les documents reçus et s’affranchir de la conservation des originaux papier dès lors que l’analyse de risque a permis d’acter ce choix. Certains types de documents sont ainsi d’ores et déjà au cœur du processus de copie fiable, et tout particulièrement les contrats et documents afférents à un dossier de contrat, dématérialisés en copie fiable par 30 % des organisations*, de même que les factures, bons de commande, bons de transport, etc., dans 16 % des cas. 10 % des professionnels scannent également les documents et dossiers RH pour en garder une copie fiable. Tous ces documents nécessitent évidemment de reproduire parfaitement les pièces originales, y compris les dimensions et la colorimétrie.

Détruire les documents après numérisation en “copie fiable”

Finalement, les organisations qui respectent les règles de l’art en matière de numérisation des documents papier (et notamment la norme NF Z42-026 et le décret du 5 novembre 2016) peuvent ne plus conserver les originaux. C’est ainsi l’occasion de libérer les armoires et salles d’archives. Les collaborateurs perdent également moins de temps à classer les documents et à les rechercher manuellement. Par ailleurs, la dématérialisation présente l’avantage d’offrir plus de sécurisation et de garantir la confidentialité des données stockées. Sans oublier que les documents sont mis à la disposition de tous les collaborateurs, ce qui est particulièrement utile dans un contexte de généralisation du télétravail comme l’ont vécu des millions de Français en 2020.

*Selon les résultats d’une étude nationale menée par Archimag pour Alaris auprès de 802 organisations françaises des secteurs public et privé.