Et si vous passiez à la Salle de courrier numérique ?

Paradoxalement, si les avantages de la transformation numérique sont généralement bien connus, de nombreux processus sont totalement oubliés par ce virage digital, alors même qu’ils sont indispensables au bon fonctionnement des organisations. Parmi eux, la gestion du courrier est particulièrement négligée, entre processus lourds et délais de réponse à rallonge.

Un levier au service de la transition digitale

Partie intégrante de la transformation digitale des organisations, la gestion électronique du courrier (GEC) est encore loin d’être une réalité en France ! Selon une enquête publiée en 2021 par Archimag, seulement 35 % des structures de tous les secteurs sont équipées d’une solution permettant de dématérialiser le processus de gestion du courrier.

Pourtant, elles sont aussi 72 % à se plaindre de la lourdeur du processus actuel. Pire encore : 38 % des professionnels ne respectent pas les délais de réponse, mettant ainsi en péril la relation client (et s’exposant même à des amendes, dans certains cas).

Quand la dématérialisation des documents passe par le courrier

Dans ce contexte, la GEC est avant tout un outil au service de la productivité ! Pour preuve : les organisations dotées d’une Salle de courrier numérique réalisent 20 à 30 % d’économies par rapport à un service courrier traditionnel. En moyenne, 18 mois après avoir déployé une solution de GEC, les organisations observent un ROI de plus de 60 % !

Sans oublier que la Salle de courrier numérique est la garantie de gagner en efficacité, d’améliorer l’expérience utilisateur et de gérer les documents sensibles contenus dans les plis (factures, contrats, bons de commandes, formulaires, lettres, etc.) en toute sécurité.

Une mise en oeuvre rapide et efficace

Si la GEC dispose de nombreux avantages, la transition vers un nouveau mode de gestion du courrier est également très simple. Auparavant, il était nécessaire de réceptionner le courrier papier, de le trier, de le scanner sur une imprimante multifonctions (MFP) et de le distribuer au bon destinataire, sans pouvoir en extraire la quelconque information ni l’archiver.

Désormais, les flux de courrier entrant peuvent être numérisés en vrac (sans tri préalable) sur un scanner mêlant intelligence artificielle (IA), reconnaissance optique des caractères (OCR) et automatisation. La solution est ainsi capable d’identifier le type de document, de l’indexer, d’en extraire des data (à reporter dans un ERP ou un CRM, par exemple), et, surtout de le distribuer automatiquement. La traçabilité et l’intégrité des courriers est ainsi garantie.

La communication interne passe au format numérique

Même principe pour le courrier circulant en interne, source de nombreux tracas au sein des entreprises privées et du secteur public. En effet, les documents papier sont sources de pertes, de délais de réponse rallongés, de manque d’efficacité et d’absence de traçabilité. Dans certains cas, ils peuvent également faire perdre de l’argent : par exemple, une organisation pourra être amenée à verser des pénalités pour n’avoir pas traité une demande à temps.

Au contraire, une Salle de courrier numérique offre un suivi détaillé des courriers et des pièces justificatives qu’ils contiennent, évitant les retards de procédures. Les documents mal adressés peuvent également être redirigés automatiquement, sans intervention humaine. D’ailleurs, l’automatisation va plus loin, en capturant les données contenues dans les courriers et en les intégrant au sein d’un CRM, d’une GED, d’un ECM ou de toute autre application métier.

Un dispositif Kodak Alaris au service de tous

Malgré tout, réussir son projet de Salle de courrier numérique n’est pas toujours chose aisée ! L’une des premières étapes est de faire le point sur les outils existants et de définir les besoins de l’organisation. Pour une efficacité accrue (et des frais en moins), il est possible de réaliser très facilement son propre diagnostic en ligne.

Au terme d’une série de 8 questions, les répondants ont la possibilité de télécharger un guide complet et totalement gratuit afin de mieux comprendre les bénéfices de la GEC et de la Salle de courrier numérique. De quoi optimiser les processus de traitement à tous les niveaux de l’organisation !

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