Transformation numérique : les acteurs de la logistique et des transports se mettent à la dématérialisation

Alors que le secteur public tend de plus en plus vers le zéro papier, les entreprises de la logistique auraient tout intérêt, elles aussi, à faire le choix de la dématérialisation. Elle offre en effet de nombreux avantages, en tête desquels un gain de temps et de productivité, sans compter un retour sur investissement particulièrement rapide. 

Plus évident dans certains secteurs tels que les banques et la santé, le passage à la numérisation est plus laborieux en ce qui concerne la supply chain. En effet, bien qu’il s’agisse d’une priorité pour une entreprise de la logistique sur deux, seulement 14 % d’entre elles ont déjà adopté au moins un projet de digitalisation, selon une étude menée en 2018 par l’institut de recherche de Capgemini. Ces dernières se tournent d’ailleurs vers des technologies particulièrement coûteuses, à l’instar des objets connectés, de l’impression 3D ou de la réalité augmentée.

Des avantages à ne pas négliger

Plus simple à mettre en place et affichant un ROI plus intéressant, la dématérialisation des documents semble quant à elle avoir encore du mal à séduire les professionnels de la logistique. Les avantages qu’elle offre sont pourtant nombreux :

• Réduction des coûts, notamment liés à la logistique, et à l’impression, au stockage et à l’acheminement des documents 
• Raccourcissement des délais de traitement
• Limitation des erreurs dans la chaîne de transport
• Consultation à distance simultanée 
• Recherches documentaires facilitées 
• Gestion optimisée des flottes de véhicules 
• Accès facilité aux données 
• Gestion accrue des pics d’activité 
• Communication renforcée avec le client (grâce à une meilleure diffusion des documents de transport)
• Mise à disposition sur base GED (Gestion électronique des documents) avec accès personnalisé,

En plus d’offrir des gains de temps, d’argent et d’efficacité, la numérisation peut s’appliquer à un large éventail de documents, du devis au bordereau de livraison, en passant par le bon de commande, les documents de douanes, les tickets de pesée ou la facture.

Une réglementation favorable au tout-numérique

Cette dernière, d’ailleurs, pourrait être exclusivement électronique dans les années à venir. En effet, la loi n° 2015-990 du 6 août 2015 pour la croissance, l’activité et l’égalité des chances économiques prévoyait, il y a 5 ans déjà, l’obligation pour les entreprises de tous secteurs d’accepter ces documents. Par ailleurs, les factures électroniques sont d’ores et déjà obligatoires pour les sociétés travaillant avec les établissements publics. La véritable clé d’entrée de la dématérialisation dans le transport routier pourrait cependant être la lettre de voiture électronique, aussi appelée e-CMR. Comparable à un contrat de transport entre un expéditeur, un transporteur et un commissionnaire, elle vise à garantir la bonne prise en charge, jusqu’à la livraison, d’une marchandise. La e-CMR a ainsi été mise en place dès février 2008 grâce à un protocole ajouté à la convention CMR et ratifié par la France le 5 octobre 2016.

Anticiper sa trésorerie grâce à la dématérialisation

Depuis la publication d’un arrêté datant du 9 novembre 1999, les transporteurs français ont également l’autorisation de dématérialiser leurs documents de transport, sous réserve d’en garder un exemplaire papier. Ces dispositions facilitent finalement la transmission de factures électroniques, et permettent par là même de se projeter sur sa trésorerie. En effet, nul besoin d’attendre le retour de la lettre de voiture pour facturer ; les preuves de livraison (ou POD, pour « Proof of delivery », en anglais) peuvent quant à elles être transmises aux transporteurs dès la signature de la e-CMR. De quoi raccourcir grandement les délais de paiement, faciliter la vie des professionnels de la logistique et des transports !

La dématérialisation pout diminuer l’utilisation de papier

Réduire son impact environnemental est un challenge aussi pour les entreprises de transport. Elles ont un impératif de baisse des émissions de CO2, qui passe de plus en plus par le changement de la flotte de livraison. En effet, de plus en plus d’entreprises misent sur les transports électriques pour atteindre leurs objectifs écologiques. Mais la transformation numérique et l’automatisation des processus représente aussi un élément essentiel de la démarche de responsabilité écologique des entreprises de transport. Cela implique de diminuer la quantité de papier consommé dans l’entreprise, que ce soit les bons de livraisons, les factures ou d’autres documents, plus besoin de les imprimer pour les signer, les valider ou les transmettre. Tout peut se faire par voir électronique.

Un accompagnement dédié et une expertise reconnue

L’utilisation des données issues des documents numérisés peut être un véritable levier de croissance pour les entreprises, bien que cette démarche ne soit pas toujours des plus aisées. Justificatifs de livraison, factures et autres papiers d’expédition : tous ces documents peuvent facilement être scannés, numérisés, et même classés et analysés grâce aux solutions offertes par Alaris. L’entreprise, particulièrement engagée aux côtés des professionnels de la logistique, propose à ces derniers des solutions dédiées et adaptées à leurs besoins. Alaris a ainsi développé la gamme Info Input, récompensée d’un BLI Award en 2017. Il s’agit d’une plateforme digitale grâce à laquelle il est possible de capturer des informations, les valider et les classifier pour une efficacité accrue. Cet espace facilite le déploiement des solutions de capture sur l’ensemble d’une entreprise donnée. Ses fonctionnalités sont nombreuses :

• prise en charge des environnements de numérisation de production et de numérisation distribués 
• capture des informations critiques d’une entreprise grâce à une application mobile et envoi des documents aux applications métier 
• maintien de la productivité, sans nécessité de connexion internet 
• stockage des documents en toute sécurité et sans baisse de productivité pendant 24 heures.

Une solution tout-en-un

Info Input est à la fois facile d’accès (depuis n’importe quel endroit) et simple à installer et à utiliser. Cette solution est également compatible avec d’autres plateformes (y compris internes à l’entreprise), navigateurs web (pour les imprimantes multifonctions) et appareils (dont les scanners utilisant l’API TWAIN, systèmes Android et iOS). Par souci d’amélioration constante, elle peut évoluer pour s’adapter aux nouveaux besoins, en termes de capture, d’une organisation. En facilitant les démarches de numérisation des professionnels, Info Input aide les entreprises à accroître leur productivité et leur efficacité, tout en réduisant leurs coûts. Une aubaine pour tous les acteurs des transports et de la logistique !