Mettre en œuvre sa transformation numérique avec succès

Numérisation des documents, dématérialisation et automatisation des processus, passage à la Salle de courrier numérique… La transformation digitale des organisations est plus que jamais en marche. L’amorce de ce virage technologique n’est cependant pas toujours couronnée de succès. Comment y parvenir ? Focus sur différents aspects de la transition numérique à ne pas louper !

Transformation digitale des entreprises : où en est-on ?

La crise sanitaire liée au coronavirus a largement ébranlé les certitudes des organisations de tous les secteurs ! Comme le démontre une étude publiée par Pegasystems en mai 2020, la Covid-19 s’est particulièrement fait ressentir par les entreprises du secteur privé. Si 42 % d’entre elles pensaient que leur transformation digitale était bien avancée avant le premier confinement, la pandémie a mis en lumière des failles informatiques imprévues dans 69 % des structures.

Cependant, cette période compliquée a également entraîné une certaine prise de conscience : la transformation digitale des entreprises est désormais indispensable ! D’ailleurs, 74 % des dirigeants Français comptent accélérer leur transition, et 71 % vont en faire un projet prioritaire au sein de leur organisation. La transformation digitale est cependant loin d’être l’apanage des grandes structures !

Focus sur les Très petites entreprises (TPE)

Les TPE (moins de 50 salariés) elles aussi se tournent de plus en plus vers de nouveaux outils technologiques (cloud, scanners, systèmes d’archivage électronique, Digital Workplace, etc.). Selon une étude CPME SAGE menée à l’été 2019, 33 % des dirigeants de TPE considèrent la transformation digitale comme une opportunité. 71 % des professionnels travaillant dans ces structures estiment également que les outils numériques sont indispensables pour faire fonctionner une entreprise.

Pourtant, la transformation digitale des TPE est encore loin d’être une réalité : seules 29 % d’entre elles y ont succombé, de manière ciblée (56 %) ou globale (42 %). En revanche, 83 % de ces entreprises disposent d’au moins une solution numérique :

• emails professionnels (70 %) ;
• site Internet vitrine (50 %) ;
• logiciel de gestion, comptabilité ou ressources humaines (45 %) ;
• réseaux sociaux (45 %) ;
• cloud (23 %) ;
• site Internet marchand (21 %) ;
• exploitation des données et Big Data (17 %).

Quid du secteur public ?

Si les entreprises privées semblent globalement avoir compris les enjeux de la transition numérique, la transformation digitale du secteur public a quant à elle été impulsée par les usagers. Pour rappel, 1,5 millions de citoyens Français avaient exprimé de très fortes attentes concernant les services publics lors du Grand débat national, en 2019. Avec le programme Action Publique 2022, l’évolution des organismes et collectivités est désormais inévitable, avec entre autres l’obligation de dématérialiser les documents d’urbanisme avant le 31 décembre 2021.

En attendant, force est de constater que la transformation digitale du secteur public a bel et bien été amorcée… avec plus ou moins de réussite. En témoignent les usages en numérisation observés dans ce secteur : certes, 97 % des agents numérisent leurs documents, mais ils ne sont que 27 % à utiliser un scanner dédié pour ce faire, selon une étude menée par Kodak Alaris en 2019. Autant dire que la copie fiable, qui concerne aussi les acteurs publics, est encore loin de s’être démocratisée ! Il n’en reste pas moins que les chiffres du secteur public sont globalement supérieurs au privé.

La gestion du courrier, première pierre de la stratégie de transformation

La numérisation n’est cependant que l’un des nombreux aspects de la transformation digitale. Faisant partie intégrante de la stratégie digitale d’une structure, elle passe en réalité par de nombreux aspects de l’organisation et embarque un nombre important de technologies digitales. Parmi elles, la Salle de courrier numérique est bien souvent la première étape vers une transformation plus globale.

Chronophage, source d’erreurs humaines et très répétitive, la gestion du courrier papier est un processus sans valeur ajoutée, bien qu’indispensable à toute activité. Mais grâce à des solutions de scanners avancées, il est possible de tirer profit de l’Intelligence artificielle (IA) et de l’automatisation pour que les courriers papier soient numérisés sans tri préalable. Le type de documents qu’ils contiennent peut être identifié par la machine, les données extraites et stockées vers les outils de CRM (Gestion de la relation client), la GED (Gestion électronique des documents), l’ECM (Gestion du contenu d’entreprise) ou toute autre application métier. De quoi dégager des gains de productivité non négligeables !

Vers une transformation digitale des ressources humaines

La gestion électronique du courrier (GEC) peut être l’un des points de départ d’une transformation digitale plus globale, mais elle peut également embarquer certains métiers particuliers. La mise en place de nouvelles technologies adéquates peut notamment contribuer à une meilleure productivité des services RH (Ressources humaines), comme l’ont démontré les différents confinements dus à la pandémie de Covid-19.

En effet, durant ces périodes où le travail s’est largement généralisé, les RH ont pu s’appuyer sur la dématérialisation et la signature électronique pour revoir leurs processus internes. L’envoi électronique de documents divers (contrats de travail, documents administratifs, avenants, etc.) et la possibilité de les signer à distance en toute sécurité ont permis à l’information de continuer à circuler. Par ailleurs, afin de limiter le nombre de collaborateurs présents au bureau, les services compétents ont pu faire appel à des outils de gestion du personnel que chacun pouvait remplir pour vérifier que les jauges maximales n’étaient pas dépassées.

La dématérialisation touche aussi le secteur public

Le secteur privé n’est évidemment pas le seul à pouvoir profiter des bienfaits de la transformation digitale ! Ainsi, dans les collectivités notamment, le passage au numérique est un gage de l’amélioration de l’accueil citoyen et de productivité. En effet, lorsqu’une personne fournit différents justificatifs aux services compétents, la numérisation de ces documents grâce à un scanner dédié peut permettre d’extraire des informations et de les injecter dans les logiciels métiers. Nul besoin, désormais, de les saisir manuellement !

Mais la transformation digitale de l’administration publique ne s’arrête pas là ! Un établissement public peut notamment penser à la numérisation en mode “copie fiable” et se dispenser de la conservation de documents au format papier, tout en se pliant aux obligations du RGPD. Sans oublier que la transformation digitale des collectivités contribue également à perfectionner l’organisation des services publics, profitant aux usagers et améliorant les conditions de travail des agents !
 

Retrouvez tous nos articles dédiés à la transformation digitale en cliquant ici