Pourquoi la “copie fiable” concerne aussi les acteurs publics

L’Article 1379 du Code civil Français, entré en vigueur le 1er octobre 2016 a intronisé dans le droit français la “copie fiable”. Il précise, en effet, que “la copie fiable a la même force probante que l’original”, ouvrant la porte à de nouveaux projets de dématérialisation pour lesquels il n’est plus nécessaire de conserver les originaux. Et les acteurs publics sont évidemment concernés.

Quand le code civil donne aux documents numériques une dimension probatoire

Modifié par l’Ordonnance n° 2016-131 du 10 février 2016, l’Article 1379 du Code civil indique ainsi : “Est présumée fiable jusqu'à preuve du contraire toute copie résultant d'une reproduction à l'identique de la forme et du contenu de l'acte, et dont l'intégrité est garantie dans le temps par un procédé conforme à des conditions fixées par décret en Conseil d'État.” 

En d’autres termes, les documents numérisés en copie fiable peuvent se suffire à eux-mêmes, revêtant la même valeur juridique que les originaux papier. Pour autant, la copie fiable répond à des exigences particulières, portant notamment sur la numérisation, la traçabilité, ou encore l’archivage numérique des documents dématérialisés.

La copie fiable : des exigences bien précises

Dans le détail, produire une copie fiable implique le respect de plusieurs conditions garantissant la reproduction à l'identique de l’original : la mise en place d’une chaîne de numérisation spécifique, le respect d’un code couleur et de certaines mesures techniques (résolution de la capture, format de fichier, etc.), un traitement spécifique de la capture (redressement des pages, suppression des pages blanches, etc.), l’intégration de métadonnées et d’informations de traçabilité, puis l’ajout d’une empreinte électronique (un horodatage qualifié, un cachet électronique qualifié, une signature électronique qualifiée) pour garantir que toute modification ultérieure de la copie est détectable.

Deux destinations sont ensuite possibles pour les copies fiables numériques. En effet, ces documents électroniques peuvent être versés :

• dans un système d’archivage électronique (SAE) conforme à la norme NF Z42-013 (voire certifié NF 461 ou d’un agrément délivré par le SIAF pour les archives publiques) ;
• ou dans un composant coffre-fort numérique conforme à la norme NF Z42-020.

Dans tous les cas, cette étape d’archivage, qui intervient à la fin du processus de gestion électronique des documents, est indispensable pour assurer la pérennité et l’intégrité de la copie fiable, qui peut dès lors se substituer aux documents papier.

Plus globalement, il est possible de se référer à la norme NF Z42-026, qui décrit les conditions nécessaires à la mise en place d’un système de numérisation permettant de produire des “copies fiables”. Cette norme est destinée principalement aux prestataires de numérisation et aux services internes des organisations, tel qu’un service courrier. Mais elle s’adresse également à tous ceux qui souhaitent numériser des documents en utilisant des scanners ou copieurs MFP sans externaliser cette tâche.

 La copie fiable pour qui ?

Si ce procédé intègre de nombreuses étapes (numériser, indexer les données, archiver, etc.), il permet malgré tout de se débarrasser totalement du papier et de ne plus avoir d’archives physiques à gérer. Ce qui n’est pas négligeable dans les organismes publics. Le décret du 5 décembre 2016 précise, en effet, qu’une organisation peut choisir de conserver uniquement des copies électroniques de ses documents papiers, si elle est en mesure de prouver que le procédé employé pour les générer répond aux conditions décrites partiellement ci-dessus. Acteurs publics, vous avez donc aujourd’hui la possibilité de numériser vos archives et tous les documents entrants (le courrier notamment) en mode “classique” ou en mode “copie fiable” et de les injecter ensuite dans votre Gestion électronique des documents (Ged).

Parmi ceux qui utilisent déjà le processus de copie fiable (11 % des organisations seulement), le privé arrive en tête avec les secteurs de l’industrie et des services. Vient ensuite le secteur de la santé, avec les mondes hospitalier et pharmaceutique. Les administrations et les collectivités territoriales, elles, sont pour le moment en retard sur le sujet. Soit parce qu’elles ne se sentent pas concernées, soit parce qu’elles estiment ne pas avoir à apporter la valeur probante d’un document électronique. À tort : comme en cybersécurité, c’est bien souvent le jour où l’organisme est victime d’une attaque, perd une partie de ses données et met en en standby son activité, que la question de la sécurité informatique est vraiment prise au sérieux.

La “copie fiable”, un dispositif encore peu répandu

Pour ceux [1] qui s’appuient déjà sur un processus de copie fiable, trois types de documents arrivent en tête de liste, loin devant les autres :

• les contrats et tous les documents qui y sont liés (justificatifs, annexes, etc.) pour 30 % des organisations ;
• les factures et tous les documents liés (devis, bons de commande, bordereau de transport, etc.) pour 16 % des organisations ;
• les documents et dossiers RH, pour 10 % des répondants.

Si l’enjeu est de taille, un important travail d’éducation et de sensibilisation reste malgré tout à faire auprès des acteurs publics (et des autres). Seules 33 % des entreprises disent très bien connaître la notion de copie fiable, 35 % en ont simplement entendu parler, mais le sujet reste flou, et 32 % ignorent de quoi il s’agit. Tous les projets de dématérialisation menés par les acteurs publics (et avec le programme Action Publique 2022, ils sont nombreux) doivent désormais intégrer cette notion de “copie fiable”. D’un autre côté, 34 % des organisations aimeraient utiliser ce procédé, bien qu’une majorité (55 %) considère n’avoir aucun besoin en la matière.

Peut-on détruire les originaux papier après numérisation en mode “copie fiable” ?

Les organisations peuvent désormais numériser les documents reçus et s’affranchir de la conservation des originaux papier dès lors que l’analyse de risque a permis d’acter ce choix. Si l’application de la norme NF Z42-026 est correctement réalisée, toutes les organisations privées comme publiques (pour ces dernières sur autorisation express de leur référent archivistique) peuvent décider de ne plus conserver de papier. Elles peuvent ainsi libérer leurs armoires, voire des salles entières d’archives, et sécuriser l’accès à ces documents en les stockant dans un coffre-fort électronique, par exemple.

En plus de faciliter l’archivage des documents, la copie fiable permet d’éviter aux collaborateurs de perdre un temps “certain” en classement physique et en recherche manuelle de documents. En s’affranchissant du papier, la sécurisation et la confidentialité de l’information s’en trouvent aussi améliorées. On élimine par exemple les risques de pertes de documents liés aux catastrophes naturelles ou aux incendies, mais aussi les fuites d’information émanant de personnes malveillantes. Finalement, c’est l’ensemble du processus de gestion des documents qui peut tirer profit de la copie fiable !

Pour en savoir plus sur la numérisation en mode “copie fiable”, téléchargez gratuitement le livre blanc “Comment garantir la fiabilité de la Copie Numérique ?” en cliquant ici.

[1] Étude Archimag pour Kodak Alaris, “Quelles pratiques de numérisation pour les organisations françaises ?”, réalisée sur un échantillon de 802 personnes.