Citoyen ou patient : il est temps de soigner l’entrée en relation !

Si le secteur public (santé comprise) évolue à pas cadencés vers le digital et tend désormais vers le zéro papier, de nombreux points au gré du parcours citoyen et du parcours patient nécessitent encore la manipulation de papier et la numérisation de documents. L’entrée en relation sur site (que ce soit pour un parcours de soin ou l’inscription à un service dans une collectivité) et la gestion du courrier en font partie.

Si de nombreuses collectivités ont digitalisé une partie de leurs services aux citoyens (actes d’état civil, inscription scolaire, déclaration de travaux, stationnement, etc.) en les portant en ligne sur un portail spécifique, certains services ne restent accessibles qu’en se rendant sur place. C’est le cas dans la plupart des petites communes qui ne disposent bien souvent que d’un site vitrine et dont les permanences accueillent encore un large public avec des procédures en ligne, certes, mais dont l’entrée en relation se fait en face-à-face.

Collectivités : en finir avec la saisie manuelle d’informations

Lorsque le citoyen se rend dans une collectivité pour s’inscrire à un service, le plus souvent, il doit produire différentes pièces justificatives qui sont scannées à la volée par l’employé de mairie. Malheureusement, et bien souvent, aucune donnée n’est extraite de ces pièces et injectées automatiquement dans les logiciels métiers. La numérisation aboutit simplement à la création d’un fichier PDF qui est intégré au dossier du citoyen. Quant aux informations importantes, elles sont ensuite saisies manuellement dans le logiciel par l’employé. Avec les risques d’erreurs et de fautes de frappe que cela comporte. Un nom composé peut par exemple se transformer en nom “tout attaché”, et devenir introuvable par la suite lors d’une recherche. Á cela s’ajoutent les problèmes de scans de mauvaises de qualité (la Sécurité Sociale par exemple exige des scans impeccables des ordonnances aux laboratoires d’analyse pour pouvoir traiter les remboursements), les scans incomplets ou encore les erreurs de séparation de page.

Etablissements de santé : fluidifier d’urgence les admissions

En 2018, 12,8 millions de patients ont été hospitalisés dans l'un des 3 295 établissements français (source ATIH). Dans ce secteur où l’activité est en tension constante, les professionnels tentent par tous les moyens de fluidifier l’accueil, d’accélérer les procédures d’admission et de ne plus avoir à demander dix fois les mêmes informations ou les mêmes documents aux patients. Ils sont donc à la recherche d’équipements leur permettant de traiter de manière efficace les tâches administratives et notamment cette fameuse entrée en relation. En optant pour un scanner dédié à cette opération, ils pourront optimiser et dynamiser la chaîne de traitement et s’appuyer sur une extraction automatique des informations qui viennent ensuite enrichir les dossiers patients. 

Soigner la capture, le premier maillon de la chaîne digitale

Toutes les organisations ont aujourd’hui l’impression d’être entrées de plain-pied dans l’ère de la dématérialisation et d’avoir enclenché leur transformation numérique. Sauf que numériser des documents de manière éparse sur une imprimante multifonctions n’a rien à voir avec la “transformation numérique”. Elles oublient encore d’investir sur un maillon essentiel de la chaîne, à savoir la capture. Beaucoup consacrent d’ailleurs un temps fou et une énergie folle à cette opération de numérisation, sans se soucier de son efficacité et de sa rentabilité. Elles ont pourtant tout à gagner en soignant cette porte d’entrée des documents papiers.

Scanner dédié : le premier pas vers une digitalisation intelligente des processus

Il est donc temps de redonner au scanner et aux technologies qu’il embarque ses lettres de noblesse. Et ce, même si aujourd’hui d’autres terminaux sont régulièrement utilisés pour numériser, en l’occurrence les imprimantes multifonctions présentes dans la plupart des organisations, mais aussi les tablettes et les smartphones. Mais ces terminaux ne sont absolument pas adaptés à une numérisation professionnelle et ne permettent pas d’identifier le document, ni d’en extraire les informations pertinentes. Beaucoup pensent d’ailleurs encore, à tort, qu’un scanner autonome n’offre aucune plus-value par rapport à une imprimante multifonctions. C’est une erreur.

Aller plus loin grâce à des technologies adaptées

Encore trop souvent, les solutions de numérisation installées au sein des organisations du secteur public ont des fonctionnalités limitées permettant, certes, d’obtenir des documents numérisés, mais rien de plus. Disposer de matériel de qualité est pourtant indispensable à la gestion électronique de documents (Ged), elle-même partie intégrante de la transition numérique. Les technologies de pointe, telles que celles de Kodak Alaris, sont ainsi capables de prendre en charge différents types de documents aux formats multiples, d’assurer l’indexation ou le classement des pièces numérisées, d’en extraire des données ou de leur attribuer des métadonnées spécifiques. Basées sur l’IA, ces solutions contribuent également à l’automatisation des flux de documentaires, en procédant notamment à l’archivage des documents électroniques préalablement scannés. Pour les pièces scannées en mode “copie fiable”, il est même possible de se contenter de l’archivage électronique des documents numériques, qui ont dès lors la même force probante que les originaux. Les documents papier peuvent ainsi être détruits.

Le scanner autonome est le premier pas de l’organisation vers une digitalisation complète et intelligente de ses processus. Et ce, grâce à la qualité de sa capture et aux technologies qui permettent d’enrichir cette capture avec un véritable traitement de l’information. De quoi contribuer grandement à l’amélioration de la gestion documentaire dans sa globalité !

Pour en savoir plus, rendez-vous sur https://www.alarisworld.com