Toutes les réponses dans les résultats de cette enquête menée par Alaris en collaboration avec Archimag à laquelle 802 organisations ont répondu dont 174 établissements du secteur public.

Les administrations comme les collectivités territoriales sont fortement engagées dans des projets de dématérialisation, poussées par la programme nationale AP22. Tous les agents ou presque numérisent sur un copieur multifonction et plus d’’¼ d’entre eux accèdent à un scanner dédié, ce qui est supérieur au secteur privé.
 

Si les collaborateurs numérisent désormais aussi naturellement qu’ils copient ou impriment, les pratiques et les freins sont aussi variés que nombreux, et ralentissent les projets de transition digitale. ¼ des agents sont freinés par les documents atypiques : documents plastifiés, épais, fragiles… Et dans la même proportion, les agents craignent de numériser sans valeur légale, de conserver électroniquement des documents qui n’auront pas valeur de preuve, alors que 41 %  sont ignorants de la question. Seuls 36 % sont au fait de la notion de copie fiable. Ces freins empêchent de détruire le papier. Viennent ensuite l’absence de fonctionnalités telles que le recto-verso, la couleur ou les scans par lot. Les copieurs multifonction ont généralement des fonctionnalités réduites, et les scanners dédiés, lorsqu’ils existent, ne bénéficient pas forcément des dernières avancées technologiques.
 

Les salariés semblent donc prêts mais souhaitent des fonctionnalités avancées pour éviter les saisies manuelles et gagner du temps. Les plus fréquemment demandées sont l’indexation automatique de documents, l’intégration d’un circuit automatisé de validation et/ou de signature électronique et en 3ème position un interfaçage avec leurs applications métier.  L’automatisation est en route !
 

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