Le Centre Hospitalier de Lens résolument engagé dans le Zéro Papier grâce à Kodak Alaris

Établissement de référence sur le territoire de l’Artois, le Centre Hospitalier de Lens (62) couvre une grande variété de spécialités médicales et chirurgicales, de la psychiatrie à l’hématologie, en passant par l’ophtalmologie ou la gynécologie-obstétrique. Ayant initié un ambitieux projet de dématérialisation en 2017, la structure a fait appel à Kodak Alaris, spécialiste du Traitement Intelligent des Documents (IDP), pour numériser ses archives et ainsi répondre à un double objectif : tendre vers le Zéro Papier et optimiser le parcours de soins.

Avec près de 1 000 lits et places disponibles en psychiatrie, chirurgie, médecine polyvalente et obstétrique, le Centre Hospitalier (CH) de Lens est la figure de proue des hôpitaux publics de l’Artois, qui regroupent également les CH de Béthune-Beuvry, Hénin-Beaumont et La Bassée. Ayant prévu de déménager dans un nouveau bâtiment réunissant les activités de médecine, chirurgie et obstétrique à horizon 2027, le CH de Lens s’est engagé, dès 2017, dans un projet de grande envergure impliquant tous les corps de métier de l’hôpital : la dématérialisation de ses archives.

“Dans les hôpitaux, la gestion des archives médicales prend beaucoup d’énergie et de place. Elles sont la mémoire de tout ce qui est fait en termes de soins, et elles sont nécessaires pour le suivi médical des patients dans le nouvel hôpital”, souligne Théo Bourrelier, Directeur Logistique Hôtellerie Biomédical aux Hôpitaux Publics de l'Artois. “Nous avions des contraintes d’espace, et nous avons donc décidé de nous orienter vers une numérisation intégrale de nos archives médicales. Cela signifie à la fois que nous n’aurons pas d’espace dédié au stockage des archives dans le nouvel hôpital, mais aussi que les médecins et les soignants pourront accéder plus facilement aux dossiers médicaux des patients, ce qui améliorera le parcours de soins.” 

Optimiser l’accueil patient grâce à des solutions de numérisation performantes

Afin de mener à bien son projet de dématérialisation, le CH de Lens s’est entouré, dès 2020, de Kodak Alaris, expert de la capture d’informations. Plus précisément, ce sont le scanner Kodak i5850s et la solution Kodak Capture Pro qui ont été mis en place afin de numériser plus de 5 000 mètres linéaires d’archives, le tout de façon fluide et avec une haute qualité de rendu. Et pour optimiser cette gestion documentaire, deux flux sont numérisés en parallèle : 

• Les archives non-actives, dématérialisées au fil de l’eau ;
• Les dossiers médicaux actifs, numérisés en priorité en cas de visite du patient concerné.

“Le scanner Kodak i5850s nous offre une qualité d’image parfaite et une rapidité au niveau de l’exécution de la numérisation des dossiers. La solution Kodak Capture Pro associée à notre scanner nous permet d’avoir une traçabilité très intéressante et de mettre en place une destruction au niveau des dossiers médicaux”, indique Stéphanie Lapinski, responsable territoriale des archives hospitalières pour l'ensemble des Hôpitaux Publics de l'Artois, ajoutant que l’association des solutions Kodak Alaris couplée à un système d’archivage électronique certifié garantit également la valeur probante des documents (copie fiable). Validé par les archives départementales, ce processus permet ainsi de détruire les originaux papier faisant passer le délai de conservation de 20 ans à 6 mois.

“Les documents composant le dossier patient, au fil des années, peuvent devenir difficiles à manipuler et à lire. Le fait de les numériser avec les outils Kodak Alaris garantit une qualité d’image permanente et lisible. Les données sont structurées et classées, contribuant à une meilleure prise en charge des patients tout en évitant les erreurs ”, ajoute le Dr Olivier Lefebvre, Chef du service des Urgences au CH de Lens. “L’outil informatique nous permet, surtout aux urgences, quand nous avons des patients qui ne sont pas interrogeables, d’avoir accès aux données médicales et paramédicales en temps réel, que ce soit avec le DPI (Dossier Patient Informatisé) ou avec tous les dossiers nationaux. Cela offre un accès à toutes les données du médecin du patient. Cette traçabilité et ces données peuvent sauver des vies. Elles sont indispensables.” 

Des bénéfices qui ne doivent rien au hasard

Grâce aux solutions Kodak Alaris, c’est toute l’organisation du parcours de soins qui a pu être optimisée au sein du CH de Lens. Avec des avantages tangibles, soulignés par les équipes de l’établissement :

• Accès direct aux données des patients en temps réel et suivi facilité du parcours de soins (avant l’arrivée du patient en consultation puis pendant toute la durée de son hospitalisation) ;
• Centralisation des différents documents composant le dossier patient (actes d’imagerie ou de biologie, par exemple) ;
• Partage facilité des archives médicales des patients auprès des autres hôpitaux du territoire ;
• Gain de temps dans la prise en charge des patients et réduction des erreurs humaines et médicales.

“Le projet de dématérialisation mené par le CH de Lens témoigne parfaitement de la pertinence des solutions Kodak Alaris avec les enjeux actuels du secteur de la santé : libération d’espace, optimisation du parcours de soins, gain de temps pour les professionnels, etc.”, observe Aline Cande-Saponara, Head of Sales France chez Kodak Alaris. “Aujourd’hui plus que jamais, la dématérialisation est une nécessité absolue pour les établissements de santé, et Kodak Alaris se tient à leurs côtés pour les accompagner dans ce virage digital avec des solutions performantes et une expertise concrète du terrain.” 

Une aubaine pour les acteurs du secteur, qui ont tout intérêt à capitaliser sur la dématérialisation pour se conformer aux réglementations en vigueur et assurer un meilleur suivi des dossiers patients.