Copie fiable : que disent les textes ?

Après l’entrée en vigueur le 1er juillet 2016 d’un règlement européen sur l’identification électronique (eIDAS pour Electronic identification and trust services) et le 1er octobre 2016 de la réforme des dispositions du Code civil sur la preuve, puis la publication en décembre 2016 du décret sur la fiabilité des copies électroniques, un rappel éclairé des règles désormais applicables en la matière s’impose.

Le décret 2016-1673 du 5 décembre 2016 prévoit, en effet deux procédés différents pour présumer la fiabilité d’une copie électronique, c’est-à-dire sa fidélité à l’original et son incorruptibilité :

• la reproduction sur un support entraînant une modification irréversible ;
• ou la voie électronique, dont les conditions techniques sont décrites dans ledit décret.

Ainsi, les articles 2 à 6 du décret n° 2016-1673 précisent les conditions à respecter pour valider la conformité du processus de dématérialisation : informations facilitant l’identification de la copie (incluant le contexte de numérisation et la date de création), empreinte électronique, horodatage qualifié, cachet électronique qualifié, signature électronique qualifiée. Sans oublier, la conservation dans des conditions propres à éviter, à la fois, toute altération de la forme ou du contenu, et toute modification des empreintes et traces générées pour assurer la fiabilité de la copie.

eIDAS, pas de révolution mais du bon sens

Le règlement européen eIDAS (ou Règlement européen sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques) a été créé afin d’harmoniser les réglementations européennes sur les signatures électroniques, et donc, de renforcer la confiance.

Il concerne toute personne ou entreprise implantée dans l’Union européenne qui utilise des signatures électroniques pour vérifier les identités et effectuer ses transactions en ligne. Il couvre l’authentification, les sceaux de signature, les services d’envoi en recommandé électronique et l’horodatage. Il vise à susciter une confiance accrue dans les transactions électroniques au sein du marché intérieur en fournissant un socle commun pour des interactions électroniques sécurisées entre les citoyens, les entreprises et les autorités publiques. Il entend ainsi accroître l’efficacité des services en ligne publics et privés, ainsi que de l’activité économique et du commerce électronique dans l’Union européenne. 

Les preuves de la fiabilité et du respect de la norme

Produire une copie fidèle est la première étape pour obtenir une copie fiable, définie comme étant un document numérique dont l’intégrité est garantie dans le temps, et de ce fait destiné à être conservé dans un système d’archivage électronique (SAE) conforme à la norme NF Z42-013:2020. Cette dernière porte sur les recommandations et exigences fonctionnelles, organisationnelles et de sécurité autour d’un SAE, utilisé pour conserver et préserver l’intégrité d’un document électronique. La NF 242-013:2020 est ainsi une révision de la NF Z42-013, qui datait de 2009, et rend également obsolète le référentiel de certification NF 461 relatif au SAE et ses composants. Un nouveau référentiel de certification est toujours en attente, en grande partie basé sur la version révisée de la norme.

Numérisation fidèle

De son côté, la norme NF Z42-026, homologuée en mai 2017 et en cours de révision (avec une publication prévue pour 2023), permet également d’établir la preuve de cette fiabilité. Elle spécifie les conditions à remplir pour produire des copies numériques fidèles de documents papier, une copie fidèle étant la reproduction à l’identique de la forme et du contenu. Pour apporter des garanties de conformité à la norme NF Z42-026, l’Afnor a élaboré la certification NF 544, dont le référentiel a été mis en application en novembre 2018. Les éditeurs et prestataires de services proposant une chaîne de numérisation en mode copie fiable peuvent ainsi être certifiés conformes à la NF Z42-026 dès lors qu’ils respectent les exigences du référentiel : prestation de numérisation qualifiée, intégrité des documents numériques, versement vers un SAE conforme à la norme NF Z42-013, etc. Après audit spécifique, la certification NF 544 peut être attribuée aux prestataires de numérisation qui demanderont à en bénéficier.

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