FAQ : pourquoi et comment capitaliser sur la dématérialisation dans le secteur de la santé

Largement encouragée par le cadre législatif, la dématérialisation du secteur de la santé est une véritable nécessité, tant pour les établissements que pour les professionnels et les patients. Elle présente en effet de nombreux avantages : réduction des coûts, productivité, suivi des dossiers, etc. Encore faut-il disposer de solutions technologiques adaptées et respecter certaines étapes clés dans la réussite de tout projet de dématérialisation. 

Quel est le cadre réglementaire autour de la dématérialisation du secteur de la santé ?

Le cadre réglementaire et normatif autour de la dématérialisation est d’autant plus strict dans les secteurs d’activité traitant des données sensibles, et le domaine de la santé ne fait pas exception. Du côté de la gestion des données des patients, tout d’abord, si le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est évidemment applicable, il est également indispensable de tenir compte du code de la santé publique. Ce dernier laisse d’ailleurs planer une certaine ambiguïté autour du “consentement libre et éclairé” du patient, qui peut aussi bien faire référence à une intervention médicale qu’à l’exploitation de données à caractère personnel. Aucun doute, en revanche, autour du Système National des Données de Santé (SNDS), strictement encadré par l’article L1461-1, précisant entre autres que les données de santé doivent être conservées dans des conditions garantissant leur confidentialité et leur intégrité.

Concernant la dématérialisation à proprement parler, là encore, c’est au code de la santé publique qu’il faut se référer. Celui-ci a en effet été enrichi par l’ordonnance du 12 janvier 2017 d’une nouvelle section attribuant aux documents numérisés contenant des données de santé une certaine valeur légale. Aucune raison, donc, à ne pas passer au zéro papier, comme l’encourage la loi de modernisation de notre système de santé (dite loi Touraine), largement favorable au Dossier Médical Partagé (DMP) et à la dématérialisation complète du parcours de soins. En complément, le Référentiel de la force probante des documents de santé établi par l’Agence du Numérique en Santé précise également les mesures à appliquer pour dématérialiser les documents de santé tout en préservant leur force probante.

Quels sont les bénéfices de la numérisation des documents de santé ?

Si le cadre réglementaire en vigueur pourrait faire passer la dématérialisation pour une contrainte, la réalité est tout autre. Ses bénéfices sont en effet particulièrement nombreux, en tête desquels d’importantes économies financières : en 2020, l’Institut Montaigne estimait que la dématérialisation des échanges permettrait d’économiser jusqu’à 4,7 milliards d’euros par an. Une somme astronomique dans un secteur régulièrement marqué par des restrictions budgétaires, à laquelle viennent s’ajouter des avantages tout aussi importants :

• Un meilleur suivi des dossiers patients, partagés en temps réel par les établissements de santé ;
• La possibilité de tracer les données, conformément aux réglementations en vigueur ;
• Des échanges plus fluides voire automatisés ;
• Une sécurité des documents et des données de santé accrue ;
• Des processus plus efficaces, dès l’entrée en relation, notamment grâce à des procédures d’admission simplifiées par l’accès aux données du patient à tout moment.

Quels sont les types de documents concernés par la dématérialisation dans le secteur de la santé ?

En plus de présenter de nombreux avantages, la dématérialisation concerne un large éventail de documents, parmi lesquels :

• Compte-rendu ou fiche de consultation ou de visite ;
• Lettre de sortie d’hôpital ;
• Prescription de médicaments ou ordonnance ;
• Compte-rendu d’examens biologiques ;
• Compte-rendu opératoire ;
• Compte-rendu d’imagerie médicale ;
• Compte-rendu hospitalier ;
• Compte-rendu d’examens biologiques ;
• Attestation de dépistage (Covid-19 notamment).

Outre ces documents de santé, d’autres types de pièces peuvent également être dématérialisés, notamment pour assurer la gestion des établissements (contrats, bulletins de paie, documents commerciaux, etc.). Autant de documents qui peuvent, eux aussi, bénéficier des bienfaits de la dématérialisation !

Quelles procédures de numérisation les différents documents de santé doivent-ils respecter ?

Quel que soit leur type, les documents doivent faire l’objet d’une numérisation soignée afin de profiter pleinement des avantages offerts par la dématérialisation. C’est d’autant plus vrai pour les documents de santé, dont le processus de numérisation ne doit rien laisser au hasard. L’Agence du Numérique en Santé a d’ailleurs publié le Référentiel force probante des documents de santé, qui définit les mesures et règles de sécurité à appliquer dans le cadre de la numérisation des documents de santé.

L’organisme précise ainsi que la copie numérique d’un original papier doit passer par 5 étapes :

1. Conception et documentation du processus ;
2. Numérisation et contrôle de la copie numérique ;
3. Protection de l’intégrité de la copie numérique ;
4. Conservation de la copie numérique, de la documentation du processus de production et de l’empreinte et des traces liées à la copie numérique ;
5. Traitement du document d’origine.

Au-delà de ce processus de numérisation, la copie doit également répondre à des exigences élevées afin de bénéficier d’une présomption de fiabilité, c’est-à-dire disposer de la même force probante qu’un original papier (permettant, in fine, de détruire celui-ci). Le document numérique devient alors une copie fiable, conformément à l’article 1379 du Code civil.

Apportant une brique de confiance supplémentaire aux documents numérisés, la copie fiable peut également répondre aux enjeux de sécurité autour de l’identitovigilance. En effet, le décret n° 2017-412 du 27 mars 2017 oblige les professionnels de santé et médico-sociaux à utiliser l’identité INS (Identifiant National de Santé) pour identifier les usagers. Or, dans le cadre de ce dispositif d’identification, l’identité numérique du patient doit être contrôlée en comparant les traits du patient avec ses documents d’identité. La numérisation de ces pièces en mode copie fidèle, puis leur versement dans un système d’archivage certifié, garantissent à la fois que les documents numérisés appartiennent bien au patient concerné et, in extenso, qu’ils sont liés au bon dossier patient.

Où sont stockées les données de santé collectées ?

Pour être pleinement efficace, la numérisation doit intégrer des solutions capables d’identifier, d’extraire et d’indexer automatiquement les données de santé figurant sur les documents. Ces technologies de capture sont variées : OCR (Reconnaissance Optique des Caractères), ICR (Reconnaissance Intelligente de Caractères), LAD/RAD (Lecture et Reconnaissance Automatiques des Documents), IDP (Traitement Intelligent des Documents), etc. Autant d’outils pouvant assurer la gestion des données de bout-en-bout tout en libérant du temps humain, à consacrer à d’autres tâches à plus forte valeur ajoutée.

Reste que la gestion des données de santé est étroitement encadrée, et en particulier le stockage de ces dernières. Afin de se conformer à la réglementation en vigueur, évoquée un peu plus haut, les professionnels et établissements de santé (médecins, hôpitaux, pharmacies, etc.) doivent avant tout assurer la sécurité des données des patients. En théorie, ces dernières sont donc stockées au sein du Dossier Médical Partagé du patient, dont l’accès est sécurisé et limité. Cependant, certaines pratiques mettant en péril la sécurité des données sont encore très répandues (stockage sur ordinateur dans les laboratoires d’analyse ou les pharmacies, par exemple). Non sans conséquences : en février 2021, les informations confidentielles de 500 000 patients émanant de laboratoires d’analyses médicales avaient été piratées. 

Quelles solutions mettre en place pour mener à bien son projet de dématérialisation dans le secteur de la santé ?

Le meilleur moyen de prévenir tout risque lié à la sécurité des documents et des données de santé est certainement de disposer d’équipements performants ! Dans le cadre d’une numérisation en mode copie fiable notamment, la solution retenue doit impérativement être certifiée NF 544 avant d’être versée dans un système d’archivage électronique (SAE) certifié NF 461. 

Dans le cas où la numérisation serait assurée par un prestataire externe, celui-ci devra être en mesure de démontrer que sa chaîne de numérisation respecte bien la norme NF Z42-026, qui encadre ce processus. Côté stockage, les acteurs de la santé peuvent également se tourner vers des hébergeurs de données de santé certifiés (certification HDS), garantissant un hébergement sécurisé et conforme aux réglementations en vigueur et aux recommandations de l’Agence du Numérique en Santé. 

Enfin, en plus de répondre aux enjeux de sécurité et de conformité des données de santé, les solutions de capture de documents, à l’instar de celles proposées par Kodak Alaris, ouvrent la voie à de nombreux usages grâce aux technologies sur lesquelles elles reposent : gestion automatique des documents et des données, déclenchement de workflows, fluidification des échanges et des processus, etc. De quoi répondre aux enjeux des professionnels de santé, en recherche constante d’efficacité !