FAQ : tout savoir sur l’Intelligent Document Processing (IDP) !

Selon le cabinet Market.us, le marché mondial de l’Intelligent Document Processing (IDP, ou traitement intelligent des documents) devrait progresser de 28,9 % d’ici 2032 ! Une croissance à deux chiffres qui s’explique par les nombreux avantages offerts par l’IDP et les solutions qui l’accompagnent : réduction des coûts de traitement des données, gestion optimisée des documents et des datas, automatisation des processus documentaires, etc. Comment anticiper cette nouvelle tendance et en tirer profit ? Sur quelles solutions s’appuyer ? Toutes les réponses.

Qu’est-ce que l’Intelligent Document Processing (IDP) ?

Selon Infosource, spécialiste de l’analyse de données, l’Intelligent Document Processing (IDP), ou traitement intelligent des documents dans la langue de Molière, repose sur un ensemble de technologies permettant “de capturer et d’indexer des documents, d’en extraire des datas et de les pousser vers des workflows”. Les documents sont alors considérés comme des supports contenant des données de valeur nécessitant d’être exploitées.

(source : Infosource)

Quelles sont les 3 étapes de l’IDP ?

Si l’IDP concerne le traitement des documents tout au long de leur cycle de vie, il repose sur 3 étapes majeures :

1. La capture des documents : étape-clé de l’IDP sur laquelle Kodak Alaris intervient, la capture s’applique à tous les flux entrants de documents, physiques ou numériques. Les solutions de capture sont non seulement en mesure d’améliorer la qualité d’image des documents, mais elles intègrent également un ensemble de technologies (Reconnaissance Optique des Caractères ou OCR, Traitement du Langage Naturel ou NLP, etc.) pour identifier les données structurées et non structurées intégrées aux documents, les extraire, les classer et les convertir en informations exploitables et compréhensibles par les professionnels.
    
2. Le traitement intelligent des données : les algorithmes intégrés aux solutions IDP offrent de nombreuses opportunités. Ils peuvent notamment comprendre la signification d’un texte, identifier un ton particulier (agressivité dans une réclamation, par exemple), associer des informations à un contexte particulier, et même croiser des données pour les enrichir ou les lier (le montant d’une facture peut renvoyer à un bon de commande, entre autres). De nombreuses informations peuvent être identifiées et analysées : nom, prénom, adresse, date, montant, numéro (de facture, de bon de commande, etc.) afin de traiter efficacement les documents et les données.
    
3. L’intégration aux workflows : l’IDP est un formidable levier d’automatisation de tout ou partie des processus métiers. Grâce aux apports de l’Intelligence Artificielle (IA) et de l’Automatisation Robotisée des Processus (RPA), les données peuvent être intégrées automatiquement aux outils métiers : Gestion de la Relation Client (CRM), solution RH, etc. De quoi faciliter, à la fois, leur accès et la mise en place de flux de données automatisés pour fluidifier les workflows.

Sur quels logiciels l’IDP repose-t-il ?

Comme vu précédemment, chaque étape du traitement de documents s’appuie sur un large éventail de technologies et de fonctionnalités visant à optimiser la capture et le traitement des données. Le choix des logiciels et solutions à mettre en place dépend de plusieurs facteurs : quels sont les points d’entrée du document au sein de la structure ? Quelle est son utilité ? Comment le traiter ? Quelles données de valeur contient-il ?

Dans leur modèle standard, les plateformes IDP intègrent des briques d’automatisation, d’IA et de RPA, qui garantissent l’automatisation de processus basés sur l’exploitation de données. Reste que la capture des documents et des données, qui intervient en amont du processus, est également l’étape la plus critique : impossible de traiter correctement les datas si elles n’ont pas été préalablement identifiées, extraites et indexées correctement.

Quelle est la différence entre OCR, RPA et IDP ?

Quelles que soient les solutions mises en place dans un processus IDP, il est indispensable qu’elles intègrent des fonctionnalités de capture et de traitement intelligent des données. Difficile, néanmoins, de s’y retrouver parmi les différents acronymes du jargon technologique. Pour y voir plus clair :

• l’OCR (Optical Character Recognition) est le processus permettant à la machine de lire un document en identifiant les caractères qui le composent. Les technologies OCR font donc partie intégrante de l’IIC (Intelligent Information Capture, ou Capture Intelligente d’Informations), indispensable à l’IDP ;
   
• la RPA (Robotic Process Automation) est la technologie permettant d’automatiser les processus en limitant au maximum l’intervention humaine. Elle se base, pour ce faire, sur le machine learning (ou apprentissage automatique) pour définir des processus ;
   
• L’IDP (Intelligent Document Processing), enfin, est le processus global de traitement des documents. Dans ce sens, il a besoin de l’OCR (et de l’IIC) et de la RPA pour être pleinement optimal.

Quels sont les avantages d’une solution IDP pour une organisation ?

Bien plus qu’un outil au service de la transformation numérique, l’IDP lève les freins que rencontrent de nombreuses organisations en matière de gestion des données entrantes : sources et formats divers, nécessité d’extraire les informations critiques et de les intégrer aux systèmes de l’organisation, indexation des documents, intégration aux processus métiers (généralement manuels et répétitifs), etc.

C’est là qu’intervient l’IDP qui, une fois passée l’étape critique de la numérisation intelligente des documents, offre de nombreux bénéfices concrets pour les organisations : réduction des coûts de traitement des documents, reconnaissance automatique de l’écriture manuscrite, automatisation des processus répétitifs et redéploiement de la main-d’oeuvre sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, accessibilité renforcée aux documents et aux données, traitement plus rapide des demandes entrantes, contribuant à une meilleure expérience client.

Comment Kodak Alaris participe au traitement intelligent des documents ?

Bien que les avantages de l’IDP soient nombreux, impossible d’en profiter pleinement sans mener à bien la première étape du processus : la capture des documents. En tant que fabricant de scanners et éditeur de solutions de traitement des données, Kodak Alaris intervient en amont du processus de traitement du document, c’est-à-dire dès l’entrée de celui-ci au sein de l’organisation, participant ainsi à l’optimisation de la gestion des flux entrants (physiques ou électroniques). 

En particulier, la solution Kodak Info Input donne du sens aux processus IDP à travers ses fonctionnalités de d’IA et d’OCR, entre autres, qui assurent la capture des données et leur indexation intelligente. Au-delà de la capture, Kodak Info Input intègre également des briques de RPA permettant d’automatiser certains processus, à l’instar du classement des documents.Une fois passée cette première étape qu’est la capture de documents et de données, les organisations peuvent s’appuyer sur le vaste écosystème de partenaires intégrateurs de Kodak Alaris pour couvrir l’ensemble de la chaîne de dématérialisation. Kodak Alaris répond ainsi à la totalité des besoins relatifs à l’IDP. De quoi garantir un traitement intelligent des documents et des données de A à Z !