La dématérialisation, réponse à tous les pain points de gestion documentaire des banques, assurances et mutuelles

Pour les établissements bancaires et les compagnies d’assurance, l’essor du numérique a apporté des bouleversements majeurs dans les processus documentaires et la relation client. Pourtant, la dématérialisation constitue une formidable opportunité pour améliorer l'efficacité des équipes, renforcer la sécurité des données et optimiser l'expérience client tout en réduisant l'impact environnemental. La preuve par l’exemple avec les 3 enjeux les plus communs du marché de la bancassurance.

Enjeu n° 1 : traiter une grande volumétrie de documents issus de sources variées

Le challenge : en 2023, un rapport d’étude publié par Kodak Alaris mettait en exergue la dépendance des banques, assurances et mutuelles aux processus documentaires intégrant toujours du papier. 100 % des professionnels interrogés dans le cadre de cette démarche indiquaient qu’ils devaient encore gérer des documents papier. À ce flux de travail hybride s’ajoutent 3 préoccupations majeures : 

• La gestion de l’omnicanal, c’est-à-dire la capacité à traiter des documents provenant de sources diverses (courriers papier, formulaires en ligne, e-mails, chatbots, etc.) ;
• La hausse du nombre et du type de flux à prendre en compte pour fluidifier les processus et respecter les délais de réponse, tout en faisant face à une volumétrie croissante de documents à gérer ;
• L’obsolescence des solutions et du matériel, les technologies de gestion documentaire évoluant rapidement. De ce fait, les banques, assurances et mutuelles doivent continuellement investir dans de nouvelles solutions pour rester compétitives et se conformer aux normes en vigueur.
   

La solution : la capture intelligente de documents est la première étape vers une gestion optimisée des documents, quelle qu’en soit leur source. Expert en la matière, Kodak Alaris propose des solutions répondant parfaitement aux enjeux d’omnicanalité (papier, e-mail, portail client, etc.) et d’hybridité (PDF, eml, Jpeg, xml, etc.) afin d’optimiser la capture des documents et, in extenso, le traitement intelligent des données (IDP) qu’ils intègrent.

La capture intelligente permet ainsi de gagner un temps précieux dès l’entrée du document grâce à des processus de numérisation haute qualité et des technologies intégrées facilitant l’identification des types de documents et des informations essentielles (OCR, LAD/RAD, etc.). Le paramétrage des solutions étant particulièrement simple, il est possible de capturer rapidement de nouveaux flux entrants pour en garantir un traitement efficace sans coûts supplémentaires.

Enjeu n° 2 : gagner du temps sur la gestion des documents et des données

Le challenge : la gestion des documents et des données fait encore trop souvent l’objet de processus manuels et chronophages au sein des banques, assurances et mutuelles. La collecte, la saisie, la vérification et l’indexation des informations sont autant de tâches répétitives à faible valeur ajoutée qui peuvent être sources d’erreurs humaines ou de retards dans le traitement des demandes.

Par là même, c’est la satisfaction client qui est mise à mal, de plus en plus de consommateurs privilégiant la capacité de leur établissement à répondre rapidement à leurs demandes (expliquant en partie l’essor des pureplayers). Ces processus manuels pèsent également sur la rentabilité des établissements bancaires et des assureurs, puisqu’ils nécessitent une main-d’œuvre et un temps alloué importants.

La solution : pour en finir avec ces processus manuels, de plus en plus d’organisations optent pour des solutions reposant sur l’automatisation pour gagner du temps et disposer instantanément des informations dont ils ont besoin. Ces solutions apportent bon nombre d’avantages :

• Intégration automatique des documents ;
• Indexation automatique des documents et des données ;
• Contrôle automatique des justificatifs (authenticité) ;
• Traçabilité ;
• Traitement automatique de l’image.
   

Sur ce dernier point, en particulier, la solution Kodak Info Input permet le traitement de l'image quel que soit le périphérique et offre ainsi une meilleure qualité des données. De quoi en faire un allié de choix pour les banques, assurances et mutuelles !

Enjeu n° 3 : garantir la valeur probante des documents

Le challenge : selon le rapport d’étude Kodak Alaris (2023), 1 DSI d’une banque ou d’une assurance sur 2 affirme que les documents entrants sont sensibles ou engageants. 3 établissements sur 4 gèrent également des documents contenant des données techniques ou à caractère personnel. Dans ce contexte, plus que tout autre secteur, les établissements bancaires et les assureurs doivent impérativement se mettre en conformité avec les normes et réglementations en vigueur, et en particulier le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données).

Tout au long du cycle de vie des documents, il est indispensable que les entreprises du secteur soient en mesure de tracer, sécuriser, mais aussi restituer, anonymiser ou détruire les données à caractère personnel dont elles disposent. La difficulté étant que les documents et les données gérés par les banques, assurances et mutuelles ont une période de conservation particulièrement longue, durant laquelle leur intégrité ne doit en aucun cas être mise à mal.

La solution : depuis 2016, le Code civil estime qu’une copie numérique dite “fiable” a la même force probante que son original papier. Pour ce faire, elle doit être le fruit d’une reproduction à l’identique de l’acte d’origine et être stockée de façon à garantir son intégrité dans le temps (généralement en recourant à une solution d’archivage électronique certifiée).

Grâce à ses solutions de capture performantes (Kodak Capture Pro et Kodak Info Input Solution), Kodak Alaris présente toutes les fonctionnalités requises à la production d’une copie fiable : identification des types de documents, haute qualité d’image, extraction et indexation des données, etc. Ainsi, Kodak Alaris répond à la première étape du processus de fabrication d’une copie fiable, avant que celle-ci ne soit versée vers des outils-tiers interconnectés avec les solutions Kodak Alaris (archivage électronique, coffre-fort numérique, etc.). L’ensemble de ce processus garantit finalement la sécurité et l’intégrité des documents et des données dans le temps.

Par sa capacité à déployer une solution globale ou une solution projective (à travers la mise en place de flux qui n’existent pas encore, notamment), Kodak Alaris met ainsi son expertise et son savoir-faire à la disposition des banques, assurances et mutuelles, s’adaptant ainsi aux besoins spécifiques de ces dernières.

Pour en savoir plus sur les apports de la dématérialisation au service des banques, assurances et mutuelles, téléchargez gratuitement notre livre blanc “Banques et assurances : Pourquoi et comment passer à la dématérialisation ?”