Pourquoi et comment gouverner l’information ?

Le Viveris Partners Event 2022, qui s’est tenu le 14 avril 2022 à Issy-les-Moulineaux, a vu se succéder les tables rondes. Kodak Alaris et les autres partenaires de Viveris, tous experts de la transformation digitale des organisations, sont ainsi revenus sur la gouvernance de l’information, déjà mise en place par plus de 6 structures sur 10. Tour d’horizon des principaux enseignements de cette conférence. 

La gouvernance de l’information est clairement “LA” tendance du moment ! Selon le 11e rapport Serda-Archimag consacré à cette thématique (2022), 60 % des organisations sont déjà lancées dans la mise en place d’une telle démarche, soit 4 points de plus que l’année précédente. 

Cependant, bien que les organisations soient de plus en plus matures en matière de gouvernance de l’information, seule 1 sur 5 dispose d’une vision d’ensemble sur celle-ci. Dans ce contexte, Viveris, spécialiste de l’ingénierie informatique, a invité ses partenaires, dont Kodak Alaris, à partager leurs points de vue et conseils autour de cette thématique.

La capture d’informations avant tout !

Après avoir décrypté les tendances du marché et partagé les avantages de la digitalisation et de la dématérialisation, Kodak Alaris et les partenaires de Viveris sont ainsi revenus sur la gouvernance de l’information, qui doit avant tout passer par la nécessaire étape de la capture. Les solutions les plus performantes du marché, telles que celles proposées par Kodak Alaris, embarquent en effet toutes les technologies permettant d’extraire les données des documents : 

• la LAD/RAD (respectivement Lecture et Reconnaissance automatiques de documents) ;
• l’OCR (Reconnaissance optique des caractères) ;
• l’IRC (Reconnaissance intelligente de caractères) ;
• l’IA (Intelligence artificielle) ;
• l’automatisation et le machine learning (apprentissage automatique).

Ne se contentant pas d’identifier et de recueillir les informations qui composent les documents, ces technologies peuvent également les classer, les enrichir en les croisant avec d’autres datas, les stocker (dans une GED ou un ERP, par exemple), les traiter et les distribuer aux collaborateurs qui en ont besoin. La dématérialisation s’impose dès lors comme le premier pas vers une gouvernance de l’information à plus grande échelle. 

Une réponse à de nombreux enjeux

Particulièrement avantageuse, une bonne gouvernance de l’information peut répondre à de nombreuses problématiques au sein des organisations : mise en conformité, gestion du risque, économies financières, efficacité accrue, recherche et navigation facilitées pour l’ensemble des collaborateurs. Et surtout, la gouvernance de l’information contribue à apporter de la valeur aux précieuses données collectées par les organisations, qui peuvent dès lors l’exploiter au mieux.

En plein essor depuis la pandémie de Covid-19, la gouvernance de l’information n’est pourtant pas un concept nouveau. En revanche, elle n’a jamais fait l’objet d’aucune réglementation, faute de technologies adaptées et de volonté des entreprises. Avec l’apparition de solutions boostées à l’IA et les risques liés à la cybersécurité, la gouvernance de l’information fait désormais l’objet d’un projet de normalisation, à travers la norme ISO 24143, qui sera la première à traiter de la gouvernance de l’information. 

Quid de la gouvernance de la donnée ?

Prévue pour septembre 2022, la norme ISO 24143 permettra certainement de faire le distingo entre gouvernance de l’information et gouvernance de la donnée (qui est, quant à elle, au cœur de la norme ISO/IEC 38500, disponible uniquement en anglais). Bien que ces deux concepts soient régulièrement confondus, la gouvernance de la donnée contribue avant tout à identifier clairement les utilisateurs autorisés à modifier les datas et à quel moment de leur cycle de vie. Elle repose ainsi sur des droits, qui vont modéliser l’organisation de l’entreprise à travers des workflows chargés de piloter la gouvernance de la donnée tout au long de son cycle de vie.

De ce fait, la gouvernance de la donnée répond à la fois aux exigences du RGPD, mais également à des cas d’usages propres à certains secteurs d’activité. Dans l’agroalimentaire par exemple, les acteurs doivent fournir une liste précise des allergènes contenus dans leurs produits ; en cas de manquement, les conséquences peuvent être extrêmement graves. Non seulement la gouvernance de la donnée peut éviter que cette situation ne survienne, mais elle limite également de nombreux risques liés à la sécurité et à la conformité.

Éviter les difficultés liées à une mauvaise gouvernance

Pendant la crise sanitaire, une multitude d’organisations ont fait les frais d’une mauvaise gouvernance de la donnée. Une entreprise visée par un procès et censée fournir certains justificatifs s’est ainsi rendue compte qu’elle conservait, depuis longtemps, des documents qu’elle n’aurait pas dû garder d’un point de vue légal. Une autre, visée par une cyber-attaque, était incapable d’identifier les données qui avaient été copiées par les pirates. Impossible, dans ce cas, d’évaluer les risques liés à la perte de ces datas. 

Dès lors qu’une organisation ne gouverne pas ses données, elle s’expose à des risques importants et tangibles. Pensez donc à vous lancer dans un projet de gouvernance au plus vite, si ce n’est pas encore fait, non pas en partant de la DSI, mais bien de l’entreprise dans sa globalité afin d’évaluer, au préalable, la qualité de vos données, les risques qui y sont liés, et d’identifier les rôles et responsabilités de chaque utilisateur. Une fois ce pré-requis rempli, passer à la gouvernance devient un jeu d’enfant !

Pour en savoir plus sur la dématérialisation au service de la gouvernance de l’information, suivez dès maintenant notre experte Aline Saponara sur LinkedIn !