Digitalisation et dématérialisation : les organisations franchissent le cap ! 

Le Viveris Partners Event 2022, qui s’est déroulé le 14 avril 2022 à Issy-les-Moulineaux, a permis de revenir sur l’essor de certaines technologies suite à la crise sanitaire. Tout particulièrement, les solutions de digitalisation et de dématérialisation qui se sont largement développées. Pourquoi ? Où en sont les organisations aujourd’hui ? Quel ROI attendre de ces outils ? Toutes les réponses.

Après s’être intéressés aux tendances du marché, passées et à venir, les partenaires de Viveris présents au Partners Event 2022 sont revenus plus en détail sur la transformation digitale des organisations. Pour le public de professionnels qui participaient à l’événement, cette évolution doit avant tout répondre à 3 objectifs principaux :

• optimiser la satisfaction client ;
• accroître l’agilité associée aux opérations et aux flux de travail ;
• analyser les données de l’entreprise pour découvrir de nouvelles données commerciales et opérationnelles.

Autant de préoccupations qui n’ont rien de surprenant, la crise sanitaire ayant drastiquement modifié nos méthodes de travail et mis en exergue la nécessité de gérer correctement les datas. Bon nombre de technologies, jusqu’alors sous-exploitées, se sont ainsi développées pour permettre aux organisations de s’adapter rapidement et durablement.

L'intelligence artificielle et la dématérialisation en pleine croissance

Conséquence de la pandémie, les organisations se sont mises à la recherche de nouveaux outils pour se structurer, mieux comprendre leurs clients et découvrir des opportunités de business inédites. Dans ce contexte, l’intelligence artificielle (IA) connaît un fort développement : si elle était, auparavant, principalement utilisée par la DSI, les applications de type low-code/no-code se font de plus en plus nombreuses, permettant la mise en place plus rapide de nouvelles solutions. Dès lors, l’IA ne se contente plus d’être une tâche de fond, mais un outil au service de toute l’entreprise, la DSI, la direction générale, et l’ensemble des collaborateurs.

Cette technologie couplée au machine learning (apprentissage automatique) est également en mesure de reconnaître des types de documents et même des caractères manuscrits (OCR, LAD/RAD). Cette fonctionnalité a ainsi contribué à l’essor des projets de numérisation, toujours plus nombreux avec la généralisation du télétravail. En effet, de multiples organisations fonctionnent encore avec des documents papier, dont la gestion dans un contexte de travail à distance est particulièrement complexe. Pour les gérer, les traiter et faire en sorte de donner satisfaction au client, il est indispensable que ces documents soient accessibles au format électronique. De ce besoin est née l’accélération de la numérisation dans les organisations, et la tendance n’est pas près de s’inverser ! 

La dématérialisation au service de l’agilité et de la conformité

Reposant sur la numérisation, la dématérialisation consiste avant tout à remplacer un support physique par un support électronique. De ce fait, elle contribue à renforcer l’agilité des organisations, en garantissant un accès plus rapide à une information ou un document correct, dans la bonne version et au bon moment. Elle offre également une certaine capacité d’anticipation grâce à la mise en œuvre de processus visant à qualifier l’information contenue dans les documents et, plus globalement, à gérer l’ensemble du cycle de vie des documents en appliquant des processus d’assainissement périodiques. 

La dématérialisation est également synonyme de respect des réglementations en vigueur, notamment relatives à la durée de conservation des documents. En effet, si, auparavant, la règle appliquée était le principe du “garder au cas où”, ce modèle a été totalement revu ces 5 dernières années : désormais, les organisations conservent les documents le temps nécessaire et les suppriment le moment venu. Rappelons toutefois que de nombreux types de documents (dont les contrats) doivent être détruits, non pas plusieurs années après leur création, mais après la fin de leur exécution. Par ailleurs, si le respect de la réglementation est un aspect important, le contenu du contrat doit également faire l’objet d’une attention particulière : gare à certaines clauses spécifiques qui pourraient mettre à mal l’organisation !

Des bénéfices multiples et concrets

Répondant à des enjeux de conformité, la dématérialisation a l’avantage d’apporter un ROI immédiat. En effet, elle permet tout à la fois de retrouver des documents, de procéder à la destruction de ceux qui n’ont pas lieu d’être intégrés au système d’information, de faire circuler des données nécessaires à l’activité, et finalement de faciliter l’accès à l’information pour prendre des décisions éclairées. Le ROI se fait ressentir à tous les niveaux : 

• les DSI, car un tel projet est facile à mettre en place dès lors que les règles applicables aux documents (destruction à échéance selon la typologie du document) ont été établies ;
• les utilisateurs, grâce à la limitation du papier et une recherche simplifiée des documents ;
• le service client, qui peut accéder rapidement à l’information dont il a besoin pour traiter les demandes entrantes (réclamations notamment) et ainsi gagner en réactivité.

Sans oublier que, de manière générale, la dématérialisation évite de mobiliser des ressources humaines sur des tâches à faible valeur ajoutée : les organisations sont encore très nombreuses à numériser à la main, après avoir effectué un tri des documents. Autant d’étapes chronophages qui peuvent être facilement évitées grâce à des solutions de dématérialisation adaptées.

Pour en savoir plus sur les avantages de la digitalisation et de la dématérialisation, suivez dès maintenant notre experte Aline Saponara sur LinkedIn !