Les technologies Alaris facilitent l’adoption de la facture électronique

La facture électronique n'est plus une option. Elle sera même bientôt une obligation en B2B. Et plus uniquement pour les fournisseurs de l’Etat. En effet, à partir de 2023, la France suivra le modèle italien et rendra progressivement obligatoire la facturation électronique pour le commerce inter-entreprises. Et si vous anticipiez les choses dès maintenant ?

Rappel des faits. Si dans les relations avec l’Etat et ses fournisseurs (B2G), la facture électronique est désormais obligatoire pour toutes les structures (TPE comme grands comptes), en B2B, cela reste une option. Le destinataire doit en effet accepter cette facturation électronique, sans quoi la bonne vieille facture papier reste de mise. L’article 222 de la loi Macron du 6 août 2015 a bien tenté de faire bouger les ligne, mais il a été retoqué. L’Etat, toutefois ne désarme pas, et entend bien imposer la facture électronique aux transactions B2B.

Facture électronique B2B : une obligation d’ici 2025

L’article 56 du Projet de Loi de Finances 2020 prévoit, en effet, d’instaurer cette obligation progressivement entre le 1er janvier 2023 et le 1er janvier 2025, en tenant compte de la taille et du secteur d’activité des entreprises concernées. Et ce, sous réserve de l’obtention d’une autorisation du Conseil de l’Union européenne (en application de l’article 395, 1 de la Directive TVA du 28 novembre 2006), une dérogation que l’Italie a déjà obtenue. Les données figurant sur ces factures électroniques seront alors systématiquement transmises à l'administration fiscale à des fins de contrôle et de collecte de la TVA.

Facture électronique : un ROI immédiat

Inutile donc d’attendre les deux pieds vissés dans le même sabot que l’Etat vous contraigne à la facturation électronique. Autant prendre les devants et ne pas avoir à entamer dans l’urgence ce nouveau chantier de dématérialisation. D’autant que la facture, qu’il s’agisse de la facture client ou de la facture fournisseur, est un des pans documentaires de l'entreprise les plus faciles à digitaliser, avec un ROI quasi immédiat. Si en dématérialisant la facture client, vous gagnez du temps et économisez des frais de gestion et d’envoi, avec la facture fournisseur, le bénéfice est encore plus important. Surtout quand ces factures arrivent en masse par différents canaux (notamment le papier), avec des enjeux importants aussi bien sur le plan juridique que sur celui de la conformité ou de la relation client. La facture électronique peut donc s’avérer très stratégique pour des organisations telles que les centrales d’achat, les enseignes de grande distribution ou encore les entreprises dans le domaine de la construction où la facture papier est encore pièce maîtresse des processus de paiement. 

Facture électronique : des avantages évidents

Outre les économies financières, le fait de passer au 100% numérique pour le traitement des factures fournisseurs promet plusieurs avantages :

• Une productivité accrue au sein du service financier qui peut dès lors se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.
• L’intégration automatique des factures, sans intervention humaine, dans les logiciels de gestion financière, pour une traçabilité optimale.
• L’élimination des erreurs de saisie.
• La réduction du temps de traitement,de paiement mais aussi dede recouvrement des factures.Une sécurité accrue. Les factures sont transférées via des réseaux privés ou des protocoles spécifiques (tels que AS2, FTPS, WebServices, VAN, etc.).
• La possibilité de retrouver et de consulter facilement les factures archivées.

Les bénéfices de la facture électronique ne sont donc pas uniquement liés aux économies d’impression et aux coûts d’expédition. Il est aussi question de fiabilité, d’efficacité de traitement, d’automatisation et d’optimisation du processus de paiement. Mais la transition électronique ne se fera pas du jours au lendemain, quid de la facture papier ?

Comment gérer les factures papiers ?

Quand elle arrive au format papier, ce qui est encore le cas dans la plupart des entreprises, la facture est réceptionnée par le service courrier, puis distribuée, via un parapheur ou de simples bannettes, vers le service chargé de la valider et de vérifier sa conformité à la commande passée. Elle passe ensuite en comptabilité qui saisit manuellement les informations essentielles dans son logiciel de gestion, libère le paiement, puis la classe et l’archive physiquement. Certains services jouent la sécurité et prennent également le soin de scanner cette facture papier pour l’injecter dans une Ged (sans extraction de données), afin d’en conserver une trace numérique. Le parcours a beau être bien rôdé, l’opération reste fastidieuse et chronophage. Sans compter qu’aux factures papiers, s’ajoutent désormais les factures reçues en PDF par mail, puis celles déposées sur un portail ou encore celles échangées en EDI. Autrement dit, sans solution adaptée, la situation est compliquée.

La numérisation : une étape clef de vos processus métier

Pour résoudre le problème, désengorger le service courrier, éviter les erreurs, les pertes, les oublis et libérer au plus vite le paiement, la numérisation de ce processus s'impose. Et la première étape est celle de la numérisation. Appelez-la également “capture” ou “acquisition”, peu importe, c’est en tout cas la plus importante. Avec un scanner dédié et les solutions logicielles Alaris comme Info Input par exemple, vous pouvez simplifier et automatiser de manière spectaculaire cette étape.

L’extraction automatique des données essentielles de la facture : Alaris Info Input Solution

La solution omnicanal Alaris Info input vous permet de récupérer automatiquement lors de la numérisation toutes les informations dont vous avez besoin et de les injecter directement dans vos logiciels comptables quelle que soit la nature du support ou son point d’entrée. En effet, quel que soit le format ou l’architecture de la facture en question, es solutions Alaris assurent, un traitement optimal du document. Les en-têtes, pieds de page et les autres informations importantes de la facture sont identifiées grâce à des technologies de LAD/RAD, puis extraits afin de faciliter l’indexation. Ce qui évite d’avoir à ressaisir manuellement l’ensemble des éléments des factures et facilite la recherche d’information.

Les factures sont ensuite versées dans la Ged[1] et peuvent également partir dans un workflow pour contrôle, validation et comptabilisation. Quant aux factures reçues par mail en pièces jointes dans des boîtes personnelles ou dans une boîte générique (celle de la comptabilité par exemple), peuvent, elles aussi, être extraites automatiquement du mail et classées dans la Ged grâce à des connecteurs spécifiques (Outlook, Gmail, etc.). Le procédé est le même pour les factures déposées via un portail ou transmises via des formulaires. En sachant que toutes les données essentielles de ces factures sont extraites et automatiquement intégrées dans le logiciel de comptabilité.

Grâce aux technologies et aux scanners Alaris, vous pouvez donc automatiser la numérisation et l’indexation, et ainsi grandement simplifier la gestion de vos factures fournisseurs. Sans oublier que les solutions Alaris s’intègrent aisément à vos outils existants, qu’elles facilitent également le partage des documents, tout en garantissant leur intégrité et leur traçabilité.