Le laboratoire dentaire Cosmident optimise ses processus de capture grâce aux solutions sur-mesure de Kodak Alaris

Fondé en 2017, Cosmident, laboratoire spécialisé dans la production de prothèses dentaires pour orthodontie et implants, traite quotidiennement près de 600 documents. Long et fastidieux, ce processus était auparavant géré de façon manuelle, reposant de surcroît sur des tâches à faible valeur ajoutée. Pour y remédier, l’entreprise s’est faite accompagner par Kodak Alaris, spécialiste de la capture de documents et de données, pour mettre en place une solution sur-mesure capable d’automatiser les processus de traitement documentaire et de faire gagner du temps aux collaborateurs. Témoignage.

Optimiser un processus manuel et chronophage

Travaillant avec plus de 1 000 dentistes et chirurgiens-dentistes, Cosmident se doit de réunir technologie et logistique de pointe. En effet, l’entreprise traite entre 300 et 400 commandes par jour, représentant pas moins de 600 documents à gérer quotidiennement. Une volumétrie importante à laquelle s’ajoute un processus de traitement manuel et fastidieux !

Théo Gourdin, responsable administratif chez Cosmident, numérisait chaque jour les documents entrants (prescriptions, notamment) à l’aide d’un MFP, avant de les renommer, de saisir les données et de les indexer dans les dossiers attribués, le tout de façon manuelle. “Ce processus me prenait 4 heures par jour ! C’est la moitié de mon temps de travail”, souligne-t-il. Afin d’optimiser au maximum le temps de traitement des prescriptions, le laboratoire s’est mis en quête, en 2022, d’une solution de capture de documents, privilégiant alors des scanners de bureau compacts, et s’est ainsi tourné vers Kodak Alaris.

Un accompagnement adapté

Face aux besoins de Cosmident, Kodak Alaris a orienté le laboratoire vers le scanner Kodak S2085f, qui, grâce à sa capacité à traiter 85 pages par minute, répond parfaitement aux besoins de productivité de l’entreprise. Sans compter que le S2085f est capable de capturer le code à barres unique apposé sur chaque prescription avant de la déposer dans le bon dossier, contribuant à fluidifier le processus et à limiter toute intervention humaine.

Pour aller plus loin dans cette logique d’optimisation, le scanner a été couplé à la solution Kodak Capture Pro, permettant ainsi à Cosmident de gérer les flux documentaires, d’extraire les informations issues des prescriptions, de renommer les fichiers et de les intégrer au logiciel métier, le tout de façon 100 % automatisée. Cerise sur le gâteau : seulement 3 semaines ont été nécessaires au déploiement de cette solution complète. 

“Kodak Alaris nous a vraiment conseillés dans le choix du scanner, surtout en termes de volume. Nous avons beaucoup apprécié cette clarté dans les explications, et le projet a été déployé très rapidement”, témoigne Valentine Guy, responsable du développement chez Cosmident.

La capture et ses multiples bénéfices

Outre l’adaptabilité de la proposition de Kodak Alaris, les équipes de Cosmident ont également pu apprécier les bénéfices rendus possibles grâce aux solutions nouvellement déployées. Et en particulier, un gain de temps de traitement des documents plus qu’appréciable : “Nous passons de 4 heures à 30 minutes de traitement par jour. Il n’y a quasiment aucune erreur, tout est beaucoup plus rapide. Kodak Alaris nous a vraiment accompagnés du début à la fin de l’installation. C’était très rapide, clair, et le technicien était très professionnel”, indique Théo Gourdin.

En parallèle, c’est tout le processus de traitement des prescriptions qui a pu bénéficier d’une meilleure organisation. Grâce à l’automatisation, les différentes tâches sont désormais plus fluides : grâce au logiciel Capture Pro de Kodak Alaris, Cosmident est en mesure de capter les informations (code à barres de chaque patient et date de numérisation) afin de les ajouter automatiquement au CRM avec le PDF concerné.

“Cette nouvelle solution nous a apporté un confort de travail incroyable. Au niveau de la numérisation, nous n’avons plus de bourrage papier et nous observons une rapidité de travail conséquente”, se réjouit Valentine Guy.

Vers une automatisation à plus grande échelle

Loin de s’arrêter en si bon chemin, Kodak Alaris et Cosmident ont bien l’intention de mener d’autres projets ensemble, en particulier autour de l’automatisation. En effet, la connexion de Capture Pro avec le nouveau logiciel métier de Cosmident ouvre la voie à de nouvelles pistes d’optimisation des flux documentaires. L’objectif : trouver les meilleures solutions pour permettre au laboratoire de passer le moins de temps possible sur des tâches à faible valeur ajoutée et se consacrer pleinement à son développement.

Par ailleurs, bien que la collaboration entre Kodak Alaris et Cosmident ait porté dans le cas présent spécifiquement sur le traitement des prescriptions, le spécialiste de la capture de documents dispose de l’expertise et des solutions permettant de gérer tous les flux documentaires des acteurs du domaine de la santé : factures, dossier patient, documents RH, etc.

Quel conseil donner avant de se lancer ?

Dans le secteur de la santé, les organisations, qui tendent pourtant vers le zéro papier, sont encore bien loin d’avoir digitalisé tous leurs processus. Plus que jamais, il est important de franchir le cap lorsque l’on a un fonctionnement manuel au sein d’une entreprise. D’autant plus que ces organisations traitent de la donnée sensible, qu’il est impératif de protéger. Dans ce sens, les solutions développées par Kodak Alaris n’ont pas pour vocation de surcharger les collaborateurs, mais bien d’améliorer leur quotidien, comme le relève Cosmident

“Je recommande Kodak Alaris car ils ont apporté à notre laboratoire toutes les solutions que nous recherchons, en termes de fiabilité et de rapidité. Cosmident va grandir et nous comptons sur Kodak Alaris pour nous accompagner dans notre croissance”, conclut Valentine Guy.

Pour voir ou revoir le témoignage de Cosmident, cliquez sur la vidéo ci-dessus.

Pour en savoir plus sur la dématérialisation dans le secteur de la santé, prenez contact dès maintenant avec notre experte Sophie Meles sur LinkedIn !