La capture de documents au service de la transformation digitale des banques, assurances et mutuelles

Meilleure réponse face aux enjeux réglementaires, de productivité et de qualité de services que rencontrent les banques et assurances, la dématérialisation commence avant tout par la capture. Et si, en la matière, les acteurs du secteur sont généralement équipés de solutions de numérisation ou font appel à des prestataires externes, le processus de capture est encore loin d’être optimal.

Le marché des banques et assurances est encore très axé sur la gestion du document, avec des pratiques et processus développés autour du traitement de l’entrant dans une logique documentaire avant tout. Dans ce contexte, nombreux sont les acteurs qui souhaitent un changement de paradigme centré sur le traitement spécifique de la donnée. Pourtant, ce sont encore bien souvent de simples imprimantes multifonctions qui sont utilisées pour numériser les documents, dont les fonctionnalités ne permettent pas d’extraire, d’indexer ou même de croiser les datas.

Grâce aux technologies sur lesquelles elle repose (Intelligence Artificielle, Reconnaissance Optique des Caractères ou OCR, Lecture et Reconnaissance Automatique des Documents ou LAD/RAD), la capture intelligente, telle que la propose notamment Kodak Alaris, est parfaitement en mesure d’assurer le traitement des données issues des documents entrants, papiers ou numériques. Plus largement, la capture répond à tous les enjeux auxquels sont confrontés les banques et assurances : omnicanalité, transformation digitale et automatisation, toujours au service de l’amélioration de la relation client.

Une réponse à de nombreux enjeux métiers

Point de départ de nombreux processus, la capture de documents offre des avantages dès leur entrée au sein de la banque ou de l’assurance. La numérisation des documents papier, tout d’abord, limite toute intervention manuelle au strict minimum : il suffit de charger les documents dans le scanner et d’appuyer sur un bouton pour lancer l’opération. Ensuite, un logiciel boosté à l’intelligence artificielle, directement intégré à la machine, se charge d’identifier le type de document numérisé, d’en extraire les informations essentielles et de déclencher le bon processus métier. Suivant ce même schéma, les contenus numériques peuvent également être pris en charge par la solution de capture, à la réception d’un e-mail ou d’un formulaire contenant des pièces jointes par exemple.

La capture offre des modes de numérisation bien plus adaptés aux documents traités par les banques et assurances, particulièrement sensibles et nécessitant donc des niveaux de sécurité élevés. Afin de protéger ces documents et d’être en conformité avec la réglementation (RGPD et DSP2 en tête), les banques et assurances peuvent opter pour une numérisation en mode copie fidèle, c’est-à-dire une reproduction à l’identique de la pièce numérisée. Grâce à un procédé de numérisation strict, la copie dispose de la même force probante que son original. Pour une sécurité renforcée, elle peut également être stockée dans un système d’archivage électronique conforme à la norme NF Z746-013 pour devenir une copie fiable, garantissant ainsi son intégrité dans le temps.

La gestion du courrier, processus gagnant de la capture

Capable de numériser tous les documents entrants et d’en extraire les données efficacement, la capture intelligente prend tout son sens lorsqu’elle est mise au profit d’un processus lourd et chronophage. La gestion du courrier est ainsi la parfaite illustration des avantages de la capture : en s’appuyant sur l’IA, l’OCR et la LAD/RAD, les solutions peuvent automatiser chaque étape du processus, de l’identification du type de courrier et des documents qui l’accompagnent au stockage, en passant par la classification, l’extraction des données, l’indexation et la distribution pour traitement.

Les demandes des clients peuvent ainsi être suivies au quotidien, enrichies et partagées plus facilement dans une logique collaborative. La gestion automatique du courrier grâce à la capture intelligente offre également un gain de temps important pour les professionnels, qui peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Derrière, le temps de traitement des demandes clients est également très réduit, répondant ainsi aux besoins d’instantanéité de ces derniers. Cerise sur le gâteau : les économies financières dégagées grâce à ce processus avoisinent les 20 à 30 % par rapport à un service courrier traditionnel, preuve s’il en est des bénéfices de la capture.

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