Déconfinement : la dématérialisation, une réponse viable face à une organisation de travail hybride

Le 9 juin dernier a marqué une nouvelle étape dans le calendrier de déconfinement de la France : la fin du télétravail à 100 %. Si pour beaucoup cet objectif est loin d’être une réalité, il n’en reste pas moins que les organisations sont nombreuses à devoir jongler entre retour au bureau et maintien du travail à distance. De quoi complexifier la transmission d’informations et de documents. 

Après plus d’un an, bon nombre de professionnels avaient pris l’habitude de travailler depuis leur domicile. Un casse-tête pour les organisations, qui ont dû revoir leurs processus pour maintenir l’activité. Pour autant, la fin du télétravail à 100 % est loin de simplifier les choses : si certains ont repris le chemin du bureau, y compris à temps plein, d’autres ne comptent pas s’y présenter de sitôt.

Dès lors, difficile de partager l’information de façon uniforme ou de transmettre des documents papiers revêtant une importance particulière (factures, contrats, bons de commande, etc.). Et si la réponse à ces enjeux était la dématérialisation ?

Des solutions de numérisation à la pointe de la technologie

Il est vrai que la crise sanitaire a donné un coup d’accélérateur à la transformation digitale des organisations, mais la dématérialisation est cependant encore loin d’être une réalité. En témoignent les résultats d’une enquête menée fin 2020 par Wakefield Research, dans laquelle 91 % des cadres dirigeants affirment que leurs workflows ne sont pas totalement dématérialisés, et que 51 % d’entre eux concernent les documents.
Par ailleurs, 60 % des entreprises ne seraient pas en mesure de gérer les workflows numériques de façon unifiée, faute d’un système suffisamment performant.

Autant de freins que les solutions de numérisation les plus récentes sont capables de lever grâce à des fonctionnalités adaptées : Intelligence artificielle (IA) et machine learning pour automatiser les processus, Reconnaissance et Lecture automatique de document (RAD/LAD), Reconnaissance optique de caractères (OCR), etc. Et dans un marché toujours plus concurrentiel, un fournisseur se distingue par des solutions de pointe et, surtout, disponibles en temps record : Kodak Alaris.

Des scanners pour tous les professionnels, au bureau ou à distance

Pour répondre aux besoins hybrides de la période actuelle, Kodak Alaris dispose d’un important catalogue de solutions, adaptables aux besoins de tous. Parmi elles, le Kodak ScanMate i940 est tout particulièrement indiqué pour les travailleurs à distance.

Apprécié pour son format compact (289 mm x 78 mm), le scanner est alimenté par USB, ce qui lui permet d’être utilisé partout, même en déplacement. Assurant la numérisation, le stockage, la gestion et l’indexation des documents et des données qu’ils contiennent, ses fonctionnalités ne sont pas en reste. Entre autres, le ScanMate i940 utilise Smart Touch, grâce auquel l’utilisateur peut automatiser la numérisation, l’ajout de pièces jointes aux e-mails ou l’archivage des PDF dans le cloud via un seul bouton.

Si le ScanMate i940 offre un gain de temps inestimable pour les travailleurs à distance, une autre solution Kodak Alaris est, de son côté, davantage réservée aux professionnels sur site. Les scanners Kodak série S3000, eux, visent à répondre à des objectifs de productivité, étant capables de numériser jusqu’à 50 000 documents par jour.

Tout comme le ScanMate i940, les scanners S3000 intègrent la technologie Perfect Page, garantissant une capture fidèle à l’original et une reconnaissance automatique des documents. La solution est également capable de gérer aussi bien les documents en vrac que les pièces abîmées ou les documents d’identité. Elle comporte, par ailleurs, un écran tactile permettant de tirer pleinement profit des fonctionnalités intégrées.

Et au-delà du déconfinement ?

Pour bien choisir son outil de numérisation, il convient néanmoins de penser au-delà de cette période d’organisation de travail hybride. Les solutions de capture déployées doivent en effet répondre à des besoins sur une plus longue durée : meilleure prise en compte des documents électroniques ou autres pièces arrivant au format numérique, gestion optimisée du courrier (avec, si besoin, intégration d’un outil de signature électronique), automatisation des processus, etc.
In fine, ces nouvelles technologies doivent, bien entendu, être mises au service de la transition numérique globale de l’organisation. 

D’où l’intérêt de choisir des solutions évolutives, à l’instar des scanners de la gamme Kodak série S3000. En plus d’être particulièrement faciles à installer (ils s’intègrent parfaitement à l’environnement déjà présent chez l’utilisateur), ils gèrent aussi bien le low volume que les quantités de documents plus conséquentes.

De même, ces scanners peuvent reconnaître une multitude de formats différents (contrats, factures fournisseurs ou clients, bons de commande, etc.). La gamme S3000 est ainsi capable d’évoluer au fil de la croissance de l’entreprise et de s’adapter à ses besoins. 

Couplées à Kodak Alaris INfuse, Kodak Info Input Solution ou Ephesoft Transact, ces solutions peuvent aller encore plus loin dans la capture, en facilitant la récupération et l’indexation des datas ou en automatisant la mise en place de workflows. Un moyen efficace de renforcer encore davantage l’efficacité des collaborateurs.