Livre blanc : Faites disparaître le papier, pas vos archives : Adoptez la copie fiable !

Kodak Alaris présente son nouveau livre blanc sur la « copie fiable », une méthode de numérisation de documents papier permettant de créer des copies numériques juridiquement valables. Celui-ci explore les motivations, les conditions et les normes à respecter pour adopter la copie fiable, soulignant les avantages pour les organisations, notamment la réduction des coûts, l'amélioration de l'efficacité et la conformité réglementaire. 

Qu'est-ce que la "copie fiable" et quels sont ses avantages ?

La copie fiable est une copie numérique d'un document papier qui a la même valeur juridique que l'original. Elle permet aux organisations de se débarrasser des documents physiques tout en garantissant la sécurité, la conformité et l'intégrité des informations.

Avantages clés :

• Réduction des coûts : Économies sur le stockage, le papier, l'impression et le transport.
• Efficacité accrue : Accès rapide et facile aux informations, améliorant la productivité.
• Conformité réglementaire : Respect des lois sur la conservation des documents, notamment dans le secteur de la santé.
• Sécurité renforcée : Protection contre la perte, le vol et la détérioration des documents physiques.
• Préparation au SAE : Facilite la mise en place d'un Système d'Archivage Électronique.

Quelles sont les conditions requises pour adopter la copie fiable ?

Pour qu'une copie numérique soit considérée comme fiable, elle doit respecter les conditions suivantes :

• Procédé de numérisation de qualité: Utilisation de scanners professionnels et de logiciels conformes aux normes.
• Intégrité de la copie : Garantie de l'authenticité et de l'inaltérabilité de la copie grâce à des mécanismes d'horodatage et de signature électronique.
• Conservation intègre : Stockage sécurisé dans un SAE ou un coffre-fort numérique conforme aux normes.
• Documentation complète : Conservation des conventions de numérisation et de la chaîne de traçabilité.
• Mesures de sécurité robustes : Infrastructure sécurisée et authentification des utilisateurs.

Quelles sont les normes à respecter pour la copie fiable ?

Deux normes françaises sont essentielles pour garantir la fiabilité d'une copie numérique :

• NF Z42-026 : Définit les exigences techniques et fonctionnelles pour la création d'une copie fiable lors de la numérisation.
• NF Z42-013 : Encadre l'enregistrement, le stockage et la restitution des documents électroniques, garantissant leur fiabilité à long terme.

Peut-on détruire les originaux papier après numérisation en mode copie fiable ?

Oui, si l'application de la norme NF Z42-026 est correctement réalisée et que l'analyse de risque le permet, les organisations peuvent détruire les originaux papier après la numérisation en mode copie fiable.

Quelles sont les étapes clés pour mettre en place la copie fiable ?

La mise en place de la copie fiable se déroule en plusieurs étapes :

• Digitaliser les processus : Minimiser la production de documents papier.
• Numériser les archives existantes : Prioriser les documents les plus sensibles.
• Mettre en place un SAE ou un coffre-fort numérique : Assurer la conservation à long terme.
• Détruire les documents papier de manière sécurisée

Quel est le rôle de Kodak Alaris dans la mise en place de la copie fiable ?

Kodak Alaris accompagne les organisations à chaque étape de leur projet de copie fiable :

• Compréhension des besoins et audit initial : Analyse des processus documentaires et des exigences.
• Mise en place de la chaîne complète de numérisation : Sélection des scanners, des logiciels et des workflows adaptés.
• Intégration aux solutions de gestion documentaire : Connexion aux systèmes d'information existants.
• Rédaction de la Convention de Numérisation : Assistance juridique pour garantir la valeur légale des copies numériques.
• Formation et maintenance : Accompagnement des équipes pour une utilisation optimale des outils.
   

Pour en savoir plus, téléchargez gratuitement le livre blanc Kodak Alaris “Faites disparaître le papier, pas vos archives : Adoptez la copie fiable !” !