Transformation digitale : AlarisLeMag vous accompagne

Thème « trendy », la transformation digitale est au cœur des préoccupations des organisations en quête de productivité, fluidité et structuration des données. Aujourd’hui plus que jamais, de nombreux outils technologiques, à l’instar de l’Intelligence artificielle (IA), l’automatisation, la signature électronique ou la dématérialisation des documents, se développent au sein des organisations de toutes tailles. Pour vous aider à faire les bons choix, Kodak Alaris décrypte les tendances du moment !

Une révolution au sein des organisations 

Qu’on se le dise : la transformation numérique des entreprises est bel et bien en marche ! Si elle a profité de la crise sanitaire liée à la Covid-19 pour s’accélérer, elle a été amorcée il y a déjà plusieurs années. Dès 2017, IDC prédisait que 70 %[1] des entreprises du Fortune Global 500, mettraient en place en place une équipe dédiée "transformation digitale". Dans ce cadre, nombre d’entre elles ont adopté des bonnes pratiques, à l’instar de celles détaillées dans ce livre blanc indiquant comment tirer profit de ses données.

Parallèlement à cet effort, de nouveaux métiers se sont créés : Responsable Transformation digitale, Consultant en transformation Digitale. Et c’est bien naturel, car ces chantiers de transformation requièrent des compétences transverses et variées afin de faire le lien entre les besoins métiers (RH, Finance/Comptabilité, services administratifs…) et l’informatique. TPE, PME, ERP, grands comptes et associations : toutes les structures sont désormais concernées par la transition numérique.

Quand les politiques s’en mêlent

Pour accélérer encore davantage le mouvement, le gouvernement Français surfe lui aussi sur cette tendance et souhaite montrer l’exemple avec son Programme AP2022 lancé en octobre 2017. En 2014 déjà, l’ONU reconnaissait la France comme la nation la plus avancée en termes d’administration numérique en Europe (mais 4ème au niveau mondial), autant dire que ce programme devrait nous permettre de maintenir le cap.

En parallèle de cette transformation, de nouvelles lois et obligations se mettent en place afin de faire de la dématérialisation une réalité. Le RGPD, la dématérialisation des marchés publics et la copie fiable en sont les exemples parfaits. Si ces mesures peuvent être contraignantes, elles représentent aussi et surtout des opportunités à ne pas négliger. En effet, elles peuvent offrir une longueur d’avance par rapport à la concurrence et un avantage compétitif à ne pas minimiser !

Vers un système d’information toujours plus complexe

Au-delà de l’apparition de nouvelles réglementations, il faut aussi prendre en compte les différents formats de documents et les multiples sources de données traitées par les entreprises et administrations : support papier, e-mails, factures, formulaires en ligne ou non, contrats… Les données seraient le nouvel « or noir » des organisations ; encore faut-il qu’elles soient structurées. S’il est certain qu’un document électronique peut contenir des informations primordiales pour mener à bien la stratégie de l’organisation, ces dernières resteront inexploitables si les moyens informatiques mis en place ne sont pas assez poussés.

Et oui, le train de la transformation digitale est en marche mais force est de constater que l’on est loin du « tout digital ». Paradoxalement, même les documents reçus numériquement sont encore imprimés pour répondre à des obligations de signature, archivage légal ou simplement par habitude. 35 % des documents au format numérique sont imprimés et intégrés dans des process de gestion documentaire papier [2]. Pire, seulement 15 % [3] des factures seraient électroniques et 94 % envoient encore des facture papiers en France selon la FNFE (forum national de la facture éléctronique) et GS1 (Global Standards). Ainsi, la dématérialisation des factures est encore loin d’être une réalité ; pourtant, la numérisation de ces pièces et la dématérialisation du processus de facturation tend à devenir une obligation dans de nombreux secteurs d’activité.

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Les documents papiers ne vont pas disparaître, et leur traitement devra pouvoir s’intégrer aux applications et procédures en place dans les entreprises afin d’éviter les saisies manuelles, les erreurs et évidemment de gagner en productivité. La gestion électronique des documents représente aujourd’hui un aspect stratégique des organisations, englobant de nombreuses phases qu’il est possible d’automatiser : dématérialiser les documents, en extraire des informations, les partager par voie électronique (avec fonction de traçabilité), les archiver au sein d’un système d’archivage électronique (SAE) capable d’en préserver l’intégrité, etc.

Par ailleurs, dans un contexte de généralisation du télétravail, faciliter l’accès aux pièces indispensables aux activités des salariés est indispensable. Dématérialisées, elles contribuent également à renforcer le collaboratif au sein des organisations. C’est pourquoi la « capture » d’information doit être au cœur de votre transformation digitale et c’est là qu’Alaris intervient.

Afin de démystifier ces tendances mouvantes, les habitudes (bonnes ou mauvaises), et d’identifier les sources d’optimisation de flux, nous avons lancé AlarisLeMag. Ce Blog destiné à notre écosystème, aux acteurs et influenceurs de la transformation digitale, a pour vocation de vous éclairer sur ce chantier, mais aussi les sujets connexes, et de mettre en valeur la réalité métier.  

Quand les premiers résultats d’une étude en cours semblent montrer que 43 % des personnes interrogées n’ont pas fait le lien RGPD et données papier, il semble qu’un peu d’éducation soit nécessaire.

Si vous vous sentez concernés, je vous invite à vous inscrire à notre newsletter et/ou à nous suivre sur LinkedIn.

[1] IDC FutureScape: Worldwide IT Industry 2017 Predictions; IDC #US41883016, November 2016 
[2] Konica Minolta Digital Mailroom Research
[3] Les 5 raisons de passer à la facture électronique http://www.compta-entrepreneurs.com​