Copieurs multifonctions ou scanners de documents : pourquoi choisir ?

Selon la dernière enquête Kodak Alaris sur les pratiques de numérisation des organisations françaises, 9 entreprises sur 10 utilisent un copieur multifonction pour imprimer ou scanner des documents. Pourtant, ces équipements de bureau ne peuvent répondre qu’à des besoins de dématérialisation limités, contrairement aux scanners dédiés, dont les fonctionnalités sont plus avancées. Ces deux technologies présentent cependant des complémentarités dont les professionnels peuvent aisément tirer profit.

Contribuant tous deux à la dématérialisation de documents, les copieurs multifonctions (MFP) et les scanners intelligents se distinguent cependant par des fonctionnalités plus ou moins poussées. D’un côté, les MFP permettent de numériser, copier et imprimer des documents, voire de les envoyer par e-mail ou par fax ; de l’autre, les scanners dédiés intègrent en plus des briques technologiques contribuant à la numérisation intelligente des documents. Ces derniers, et les précieuses données qu’ils renferment, peuvent ainsi être triés, indexés et traités dans un processus optimisé.

Ces deux technologies répondent en fait à des besoins différents. Un MFP, en effet, est tout indiqué dans le cadre d’une organisation ayant de faibles besoins de numérisation. Des limitations sont néanmoins présentes, comme le soulignent les répondants à l’enquête Kodak Alaris sur les pratiques de numérisation. Cette dernière révèle, en effet, les inconvénients à la numérisation via MFP :

• L’absence de valeur légale du document numérisé ;
• Les difficultés à traiter les documents plastifiés, épais ou fragiles ;
• L’impossibilité de scanner par lots.

Il faut toutefois souligner qu’une part non négligeable des utilisateurs (39 %) se satisfait du service procuré par le MFP, selon l’enquête Kodak Alaris.

Plus de possibilités grâce aux scanners de documents dédiés

Un scanner dédié ouvre davantage de possibilités qu’un MFP : capture intelligente de documents, intégration automatique au sein de workflows, d’une GED (Gestion Électronique de Documents) ou d’un SAE (Système d’Archivage Électronique), numérisation conforme aux exigences de la copie fiable, etc. Sans compter que de nombreux types de documents, quels que soient leurs formats ou leurs épaisseurs, peuvent être numérisés, parmi lesquels les factures et devis, les cartes plastifiées, les chèques, les contrats ou encore les documents RH et justificatifs d’identité.

Selon l’enquête Kodak Alaris sur les pratiques de numérisation des organisations françaises, les scanners dédiés présentent ainsi plusieurs fonctionnalités utiles telles que : 

• L’indexation automatique des documents (26 %) ;
• La possibilité d’interfacer la numérisation avec les processus et solutions métiers de l’entreprise (21 %) ;
• L’extraction automatique des données (20 %) ;
• L’intégration des documents scannés dans un circuit de validation ou de signature (19 %).

Le meilleur des deux mondes

Face aux avantages de chacune des deux technologies, 44 % des professionnels déclarent qu’une solution globale, mêlant scanner dédié et logiciel de capture (intégrant des fonctionnalités de reconnaissance de caractères ou d’extraction de données, notamment) serait idéale pour répondre à leurs besoins, tandis que 43 % privilégieraient un logiciel sans nécessairement changer d’équipement de bureau.

Choisir un scanner en complément d’un MFP est également une alternative envisageable, apportant son lot d’avantages, dont : 

• Un plus grand nombre de formats et de types de documents pouvant être pris en charge ;
• La possibilité de numériser en recto/verso en un seul passage ;
• Une haute compression des fichiers, offrant un gain de stockage non négligeable ;
• Un traitement optimal des images et des documents une fois numérisés (facilitant leur archivage ou leur recherche, entre autres).

Autant de bénéfices grâce auxquels les organisations peuvent gagner jusqu’à 75 % d’efficacité sur le traitement des documents. Un atout plus qu’appréciable !