Comment l’ESAT Kalistâ Marolles-Les-Braults optimise ses activités de numérisation grâce aux solutions Kodak Alaris et aux conseils d’ADDIS Technologies

Permettant aux personnes en situation de handicap de s’insérer socialement en exerçant une activité professionnelle tout en proposant divers services aux entreprises, les ESAT (Établissements et Services d’Aide pour le Travail) interviennent dans de nombreux domaines. Parmi eux, l’ESAT Kalistâ Marolles-Les-Braults (72) a mis en place, pour l’un de ses clients, fabricant de matériel agricole, un atelier de numérisation en profitant des solutions Kodak Alaris et de l’accompagnement de son partenaire ADDIS Technologies afin de numériser et traiter, tous les jours, entre 125 et 150 dossiers. Les détails de cette success story.

Proposant déjà des activités de cartonnage, d’entretien des espaces verts, de conditionnement et d’impression, d’entretien de locaux d’entreprises, et avec la volonté de se développer et de se diversifier, l’ESAT Kalistâ de Marolles-Les-Braults a lancé, en 2018, un nouveau service. En effet, à cette époque, l’un de ses clients, la société de fabrication de matériel agricole Claas, avait besoin de numériser et de classer l’ensemble de ses documents ; ses archives d’une part mais également son flux de documents récents. L’ESAT a donc répondu présent et mis en place une activité inédite dédiée à la numérisation et à l’indexation des documents papier.

Dans le cadre de cet ambitieux projet, qui mobilise aujourd’hui 15 des 70 personnes en situation de handicap accueillies par l’établissement, c’est vers Kodak Alaris, spécialiste de la capture d’informations, et son partenaire intégrateur ADDIS Technologies, que Kalistâ s’est tourné. Et pour assurer la numérisation et le traitement des flux de production au fil de l’eau et des archives de son client, l'ESAT de Marolles-Les-Braults s’est doté de deux scanners, Kodak S3060f et  Kodak S3120, associés au logiciel Kodak Capture Pro.

Un projet aux multiples spécificités 

Le choix de ces solutions de numérisation répond parfaitement aux besoins de Kalistâ et à 3 enjeux principaux :

• Une haute qualité de numérisation : en plus de représenter des volumes importants (100 000 dossiers de 80 à 100 pages numérisés depuis juin 2018 !), les documents peuvent comporter des notes au crayon, qui doivent absolument être visibles et conservées. Pour ne rien arranger, les documents sont parfois froissés, tâchés ou raturés. La qualité de l'image doit donc être parfaite.
• Des processus à respecter : une fois les éléments numérisés et indexés, ils sont déversés dans le Sharepoint du client qui s’en sert comme moteur de recherche. Il suffit à ce dernier de taper le numéro d'un modèle de matériel agricole pour accéder directement à un PDF avec l'ensemble des documents. Rapide et simple ! 
• La dépollution des archives : constituées d’une grande hétérogénéité des documents. Si certains documents comptables ou administratifs, entre autres, sont classés correctement, les dossiers de fabrication, eux, sont plus complexes à gérer (formats différents, types de papier variant du calque au papier fin, etc.). Sans compter la présence de pages blanches ou de feuilles rangées à l'envers. 
   

« Tous ces éléments sont désormais pris facilement en compte par la solution Kodak Alaris ce qui réduit la manipulation manuelle. Et pour nous c’est un critère très important », témoigne Frédéric Simon, directeur de l’ESAT Kalistâ Marolles-Les-Braults. « Le logiciel Kodak Capture Pro nous permet de traiter les documents, d’éliminer les pages blanches s’il y en a, de faire des rotations pour que tous les documents se retrouvent dans le même sens de lecture, de contrôler la bonne présence de l’ensemble des documents qui nous sont confiés pour ensuite les convertir au format PDF. Il y a un vrai besoin et Kodak Alaris, avec le logiciel Kodak Capture Pro, a bien répondu à nos attentes”, souligne-t-il.

Des solutions qui donnent du sens à l’activité des professionnels en situation de handicap

Contribuant à simplifier les processus mis en place, les solutions Kodak Alaris répondent également aux besoins spécifiques des travailleurs de l’ESAT, en situation de handicap. En effet, les scanners mis en place et la solution Kodak Capture Pro se distinguent par leur grande facilité de prise en main. Les 15 membres de l’équipe de numérisation peuvent ainsi effectuer des rotations de postes afin que chacun puisse mieux comprendre les différentes étapes du processus global, ce qui participe à la fois à la diversité des tâches et à la montée en compétence des travailleurs. 

Par ailleurs, chaque étape du processus de numérisation est réalisée dans un seul et même environnement, fluidifiant l’ensemble de la chaîne et évitant de jongler entre différents outils. À cela s’ajoute un paramétrage du logiciel de numérisation particulièrement simple, contribuant là encore à l’autonomie des utilisateurs au sein de l’ESAT. 

« C‘est essentiel pour nous de proposer à nos clients une expérience utilisateur fluide, rapide à prendre en main et fiable. Et nous sommes très heureux de voir combien cette démarche fait sens dans l’environnement très spécifique des structures ESAT et plus particulièrement chez Kalistâ », se réjouit Aline Cande-Saponara, Head of Sales chez Kodak Alaris   

Vers un développement du pôle numérisation

Contribuant à la valorisation du travail réalisé par les utilisateurs de l’ESAT, les solutions Kodak Alaris apportent également d’autres bénéfices qui profitent à l’activité GED de l’établissement : « Le déploiement de la solution Kodak Capture Pro a permis d'optimiser le process mais aussi d'arriver à identifier des temps disponibles pour appréhender de nouveaux sujets. Aujourd'hui nous traitons entre 125 et 150 dossiers par jour mais nous pourrions monter à 175. Ce qui nous laisse une marge et la possibilité d'intégrer de nouveaux clients si nous le souhaitons », déclare Frédéric Simon

« Les bénéfices observés par l’ESAT de Marolles-Les-Braults témoignent de la pertinence des solutions de capture et de traitement des données développées par Kodak Alaris. À travers cette expérience et à l’accompagnement d’ADDIS Technologies d’autres ESAT pourraient, à leur tour, développer des activités de capture de documents en se dotant de solutions parfaitement adaptées à leurs publics », souligne Gregory Laborderie, Directeur Général chez ADDIS Technologies.

Fort de cette collaboration basée sur la confiance et l’écoute et dans un souci d’amélioration permanente, l’ESAT Kalistâ Marolles-Les-Braults souhaite poursuivre le développement de son activité numérisation à travers de nouveaux projets qui passent notamment par l’intégration de nouveaux clients. Un objectif en bonne voie d’être atteint, un nouveau contrat ayant été récemment signé avec une entreprise du secteur de la cosmétique.