Supply chain : dématérialiser dans la logistique et les transports

Bien que de nombreux acteurs français des transports et de la logistique soient déjà passés à la dématérialisation des documents, le document électronique est encore loin d’être majoritaire dans la supply chain ! Pourtant, le papier ralentit les processus, représente des risques d’erreurs importants et a un impact direct sur l’environnement. Autant de freins que la dématérialisation peut pleinement lever.

Que désigne le terme “supply chain” ?

La supply chain englobe l’ensemble des acteurs de la logistique et des transports, dès le départ de la marchandise et jusqu’à sa livraison. De fait, la vente et l’achat de produits ne sont pas pris en compte dans l’optimisation de la supply chain. À chaque étape, différentes interactions entre les professionnels concernés contribuent ainsi à former la chaîne globale.

Quelles sont les différentes étapes de la supply chain ?

Dès 1996, le Supply Chain Council, organisation indépendante à portée internationale, a développé un modèle de processus de référence pour la supply chain : le Scor (Supply chain operations reference). Ce cadre définit 5 étapes majeures dans la supply chain : 

• le module Plan - planification du besoin client ;
• le module Source - planification des achats vis-à-vis des fournisseurs de rang 1 (c’est-à-dire les fournisseurs auprès desquels une entreprise passe commande en direct) ;
• le module Make - fabrication ou achat en fonction du secteur ou de la nature du produit ou du service ;
• le module Delivery - transport et logistique en amont et en aval de la supply chain ;
• le module Returns - gestion du SAV.

“Une problématique majeure concerne cette chaîne : dès qu’un fournisseur reçoit une demande client, il ne fait que dépenser de l’argent jusqu’à ce que la commande soit payée”, analyse Jean-Claude Ortega, directeur général de Business by Air (BBA). “Par exemple, pour une commande de 3 bouteilles d’eau, il va falloir commander des bouchons, des bouteilles et des étiquettes. Par conséquent, pour une commande passée, trois autres vont devoir l’être. Cela pose des questions en matière d’achat, de fournisseurs, de cycles d’approvisionnement, de stockage, etc.”

Quels sont les documents produits par la supply chain ?

Chaque rupture de charge (chargement ou déchargement de marchandises) génère un flux de documents administratifs, financiers et physiques. Plusieurs types de documents sont ainsi produits tout au long de la supply chain :

• la lettre d’instructions, fournie par l’exportateur au transporteur avec toutes les indications relatives à la façon dont les marchandises expédiées seront livrées ;
• l’étiquette d’expédition, qui affiche des informations essentielles sur l’envoi, permettant au livreur d’acheminer la marchandise du point de ramassage à sa destination finale ;
• la facture commerciale, facilitant le passage en douane des marchandises ;
• le certificat d’assurance de transport, chargé de préciser le type et l’étendue de la couverture d’assurance de livraison ;
• le connaissement, un contrat entre l’entreprise de transport et le chargeur qui sert de preuve de prise en charge de l’envoi par le transporteur jusqu’à une destination définie.

À cela s’ajoutent les documents indispensables aux logisticiens : bons de commande, factures commerciales, preuves de livraison, reçus, etc. Au total, pas moins de 20 à 30 documents sont générés par la supply chain, dont la moitié au format papier. Un vrai casse-tête qui rend la gestion documentaire d’autant plus complexe !

Quel est le rôle du commissionnaire de transport ?

Le commissionnaire de transport est au cœur des processus liés à la supply chain ; son rôle dans la gestion des flux documentaires est donc primordial ! En effet, les industriels sont dans l’obligation de faire appel à un commissionnaire de transport ou un organisateur de transport, pour obtenir les certifications nécessaires aux chargements par un transporteur. 

“En fonction du type de transporteur, la limite de responsabilité du commissionnaire est différente. Il a une obligation de résultat, doit définir un plan de transport et s’y tenir sans obligation de moyen. Il doit être responsable des transporteurs et s’assurer que la documentation, la réglementation, l’emballage, ou encore la capacité à livrer le client final, sont bien respectés”, détaille Jean-Claude Ortega.

En France, le commissionnaire de transport effectue également le paiement des droits et taxes en douane. Il est donc chargé de récupérer la documentation commerciale nécessaire au dédouanement des entreprises : factures commerciales, titres de transport, etc. Enfin, et surtout, il gère un flux administratif important, qu’il doit archiver et stocker de manière électronique ou papier pendant 3 ans.

En quoi la dématérialisation est-elle une solution viable pour les entreprises de transport ?

La dématérialisation permet avant tout de traiter des volumes conséquents en un minimum de temps. Pour preuve : Business by Air, commissionnaire de transport, assure un besoin en dédouanement du flux B2B quotidien entre la France et l’Angleterre pour un leader mondial du e-commerce. Ce sont ainsi 11 000 à 16 000 lignes qui sont traitées chaque jour - une prouesse impossible sans la dématérialisation. À cela s'ajoutent des gains de productivité, une gestion des stocks optimisée, des processus métiers plus fluides, et, in fine, une gestion de la chaîne logistique beaucoup plus performante.

“Le e-commerce a complètement accéléré la dématérialisation du secteur. Avant, le monde du transport gérait davantage de commandes B2B et de gros volumes ; aujourd’hui, avec le e-commerce, il y a de plus en plus de B2C. L’enjeu est donc d’aider l’humain à traiter ligne par ligne, chacune d’elles correspondant à un client. Et la dématérialisation progresse de plus en plus”, observe Chen Lu, directrice de Goblin SAS.

Quels process et quels outils les entreprises de transport peuvent-elles adopter pour passer à la dématérialisation ?

Une solution de gestion de datas 100 % dédiée au monde de la supply chain répond parfaitement à la problématique de la capture des différents documents transport, qu’il s’agisse de documents douaniers, CMR, LTA, bons de transport, factures pro format, etc. À partir d’un appareil photo, d’un scanner de numérisation, d’un mail, Kodak Transport récupère les datas et les pousse vers un environnement type tms/WMS, fichier xls, cxv, pdf… Kodak Transport répond parfaitement aux évolutions de ce secteur, qui tend vers la dématérialisation des process hybrides, et permet de respecter pleinement le concept “Time is money”.

Quel ROI peut-on attendre de cette initiative ?

Le retour sur investissement (ROI) résultant d’un projet de dématérialisation est très variable. Aujourd’hui, la plupart des industriels sont équipés d’un ERP tel que SAP, leur permettant de gérer les flux documentaires de manière électronique. En effet, ces ERP disposent généralement des modules DRP (Distribution requirements planning, pour générer un ordre de transport ou un bon de livraison, entre autres) et MRP (Manufacturing resource planning, qui envoie de manière dématérialisée toute commande d’achat au fournisseur). On estime qu’il faut compter entre 10 et 15 000 euros pour passer en “full démat’”, ce qui offre un ROI multiplié par 1 000 !

Quelles sont les obligations réglementaires liées à la dématérialisation dans la supply chain ?

En matière de dématérialisation de la supply chain, la France figure parmi les meilleurs élèves à l’échelle européenne. L’UE s’est d’ailleurs dotée de son propre ERP de douane, le module DELTA (Dédouanement en ligne par transmission automatisée), qui facilite toutes les déclarations en douane sur l’Hexagone. La procédure DELTA codifie et harmonise la nature même des marchandises, et ce au niveau mondial : les conditions d’acceptation de la marchandise peuvent ainsi être facilement connues. Il est également possible d’intégrer des factures électroniques à la solution, ce qui évite la saisie de données manuelle.

“Il n’y a cependant pas le même degré d’équipement au niveau international”, prévient Jean-Claude Ortega. “On se doit encore de manipuler du papier, car certains pays ne disposent pas de la capacité à travailler en 100 % dématérialisé. Par exemple, le Brésil réclame des factures originales, tamponnées en bleu afin d’attester de leur authenticité.

Comment un 4PL peut-il accompagner la transition vers la dématérialisation ?

Ces dernières années, un nouveau métier importé des États-Unis a vu le jour : le 4PL (4th Party Logistic). Celui-ci vise à soulager l’industriel dans l’organisation de ses flux administratifs voire financiers, mais également la gestion des appels d’offres, la sélection des transporteurs, etc. Ce métier prend de plus en plus d’ampleur et tend largement vers la dématérialisation, avec des investissements toujours plus conséquents. Le 4PL est ainsi en mesure de gérer l’intégralité des cycles documentaires, le tout en zéro papier. Une solution idéale, donc, pour mieux passer au 100 % électronique et amorcer une transformation numérique plus globale.

Pour en savoir plus sur la dématérialisation dans le secteur de la logistique et des transports, suivez dès maintenant notre expert Oussama Guarib sur LinkedIn !