Mieux gérer les documents de tous types grâce à la Salle de courrier numérique

Contrats, bons de commandes, factures fournisseurs, factures clients, lettres… les courriers papier peuvent contenir une large variété de documents. Après réception et ouverture, ces derniers doivent être triés efficacement avant d’être remis au bon destinataire pour traitement. Cette étape est cependant loin d’être optimale : encore trop souvent, elle est réalisée manuellement, générant des erreurs et une perte de temps non négligeable. C’est là que la Salle de courrier numérique intervient.

Obsolète, la gestion du courrier papier ? C’est peu de le dire ! Selon une enquête Kodak Alaris, seulement 15 % des entreprises françaises ont digitalisé et/ou automatisé leurs courriers. Conséquences directes : 4 courriers sur 10 n’arrivent pas sur le bon bureau et 1 document sur 20 est mal classé, alors même que 40 % des entreprises voient leur volume papier augmenter.

Et dans le processus de gestion manuelle du courrier, une étape revêt une importance capitale : la classification des documents. De cette dernière dépend en effet la bonne transmission des pièces concernées au destinataire compétent pour un traitement efficace. Elle n’en est pas moins chronophage et source d’erreurs, tout en n’apportant qu’une faible plus-value, puisqu’il s’agit d’ouvrir les enveloppes, de séparer les documents et d’en identifier le type avant de les classer.

Moins de temps perdu grâce à des solutions adaptées

Afin de réduire l’impact de ces opérations manuelles, de plus en plus d’organisations s’intéressent à la Salle de courrier numérique, qui repose sur 5 étapes majeures :

• collecte et préparation ;

• classification ;

• extraction ;

• validation ;

• livraison.

Particulièrement efficace, la Salle de courrier numérique consiste à éliminer les tâches manuelles et réduire les exigences en matière de préparation des documents en s’appuyant sur l’automatisation et l’Intelligence artificielle (IA).

Dans ce sens, les organisations peuvent s’appuyer sur des solutions complètes limitant les interventions des opérateurs. Nul besoin, entre autres, de trier les différents types de documents : il suffit de déposer les documents en vrac, et la machine se charge du reste !
Ephesoft Transact, par exemple, est capable de reconnaître les documents grâce au machine learning et d’adopter un comportement d’extraction des données adapté.
La solution opère ensuite toutes les fonctions de validation et les contrôles de cohérence, puis pousse automatiquement les documents vers les systèmes. Déployée dans le cloud et utilisable à travers une fenêtre web (sans installation dure sur les postes), Ephesoft Transact peut ainsi récupérer tous les flux de courriers (physiques ou électroniques). De quoi libérer du temps pour les opérateurs, qui peuvent dès lors se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

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