Logement social : pourquoi et comment dématérialiser les enquêtes SLS et OPS ?

Pour les acteurs du logement social, la période automnale est marquée par le lancement des enquêtes SLS et OPS, qui sont l’occasion de faire le point sur les ressources de leurs locataires et l’occupation de leur parc locatif. Ce processus très chronophage et coûteux aurait tout à gagner avec la dématérialisation et les technologies de capture d’informations. Explications.

En quoi consistent les enquêtes SLS et OPS ?

L’enquête SLS (Supplément de loyer de solidarité) doit être réalisée chaque année. Elle permet de récupérer des informations sur la situation des occupants d’un logement, et en particulier de savoir si celle-ci a changé depuis l’enquête précédente. De son côté, l’enquête OPS (Occupation du parc social), envoyée tous les deux ans, vise à obtenir des indicateurs sur le nombre de logements occupés. Elle prend la même forme que l’enquête SLS, avec des informations demandées communes, mais son but est avant tout statistique. En effet, la finalité de l’enquête OPS est d’établir un rapport sur les caractéristiques sociales et démographiques des locataires du parc social.

Dans ce cadre, plusieurs pièces justificatives sont à joindre au formulaire d’enquête : 

• photocopie intégrale de l’avis d’imposition (ou de non-imposition) ;
• tout document justifiant un changement de situation (acte de naissance, de mariage, de décès, etc.).

Il est obligatoire de transmettre ces différents justificatifs, sans quoi les bailleurs sociaux ne peuvent mettre à jour les informations de leurs locataires. Il s’agit d’ailleurs d’une modalité prévue dans la réglementation.

Qui est concerné par ces enquêtes ?

Outre les documents à transmettre, la réglementation précise tous les différents aspects des enquêtes SLS et OPS. En particulier, la loi n° 96-162 du 4 mars 1996 relative au supplément de loyer de solidarité a largement modifié le Code de la Construction et de l’Habitation, imposant plusieurs obligations. Ainsi, l’ensemble des acteurs du logement social doit mener des enquêtes SLS et OPS sans possibilité d’y déroger. De la même façon, les résidents sont obligés de répondre à ces enquêtes, au risque de devoir verser diverses indemnités de retard, conformément à la loi.

Quelles sont les difficultés liées aux enquêtes SLS et OPS ?

Au-delà de devoir se conformer aux cadres réglementaires en vigueur, les bailleurs sociaux sont confrontés à plusieurs problématiques. Chacun d’entre gère plusieurs centaines de milliers de logements loués, soit autant de foyers auxquels il faut transmettre un nombre important de formulaires. Il est donc nécessaire de disposer de ressources suffisantes pour procéder à l’envoi des formulaires, mais également à l’ouverture des courriers reçus, puis à la saisie des informations des locataires.

De plus en plus de bailleurs sociaux font le choix de l’électronique, en créant un espace en ligne pour leurs locataires. Ces derniers n’ont plus qu’à saisir leurs informations et joindre leurs justificatifs. Néanmoins, la démarche reste la même : certes, des économies sont réalisées sur les envois postaux, mais il est tout de même indispensable de contrôler les enquêtes et les documents saisis.

Dans les deux cas, les enquêtes SLS et OPS représentent un travail conséquent, qui nécessite au minimum 2 mois de traitement (et parfois même jusqu’à 6 mois, selon le parc de logements gérés par le bailleur). En moyenne, cela équivaut à 2 ETP (Équivalent Temps Plein) mobilisés uniquement pour le traitement de ces enquêtes.

Pour y remédier, les solutions Kodak Alaris répondent parfaitement aux besoins des bailleurs sociaux. Toutes les données présentes sur les formulaires d’enquêtes sont automatiquement reconnues, extraites, validées et envoyées vers les bonnes applications métiers. Véritable point fort des solutions Kodak Alaris, leur interface customisée et très ergonomique facilite grandement la validation des informations par les utilisateurs, ce qui réduit considérablement le temps de traitement et limite le risque d’erreurs.

Quel accompagnement la société Kodak Alaris propose-t-elle aux OPH dans ces projets ?

Nous intervenons sur la numérisation des documents papier, notamment grâce à nos scanners de la série S3000 et S3000 MAX, faciles à utiliser quel que soit l’opérateur, capables d’absorber un grand nombre de documents et équipés de la technologie Perfect Page pour une qualité d’image parfaite. Associés à nos solutions logicielles qui reposent sur des technologies d’OCR et d’ICR, nous identifions et interprétons les informations manuscrites sur les formulaires papier et les données dans les formulaires électroniques. À noter que nos scanners sont labellisés EPEAT Gold, label très important pour les acteurs du secteur public, particulièrement attentifs à la réglementation sur les respect de l’environnement.

Quel conseil donner aux acteurs du logement social souhaitant s’engager dans un projet de dématérialisation ?

Ne pas avoir peur de s’engager dans un processus de dématérialisation. Bien accompagnée, cette transformation peut être réalisée rapidement et avec des gains immédiats sur le temps et le coût associés au traitement des données.

Point important : bien définir, au préalable, ses besoins et travailler en parfaite harmonie avec son partenaire technologique. Avec pour résultat l’amélioration évidente du service rendu aux locataires.

Pour en savoir plus sur la dématérialisation dans le logement social, suivez dès maintenant notre experte Sophie Meles sur LinkedIn !