Le secteur de la santé vers la copie fiable

La dématérialisation du système de santé et de l’ensemble de ses procédures (du courrier aux ressources humaines, en passant par le dossier patient) intervient au moment où la législation rend possible la suppression du papier grâce à l’intronisation de la "copie fiable" et de la norme NF Z42-026. De quoi assurer une traçabilité irréprochable des documents sensibles.

Les professionnels de santé peuvent aujourd’hui dématérialiser de nombreuses démarches, et ce de plusieurs manières. D’abord, en travaillant sur des documents nativement numériques qui pourront être signés électroniquement, si besoin. Ce qui s’avère être la manière la plus pratique et la plus économique. Mais aussi, en numérisant ces documents en respectant un certain nombre de bonnes pratiques. L’article 1379 du Code civil précise, en effet, qu’un document numérisé en mode « copie fiable » a la même valeur probante que l'original. De son côté, le décret n° 2016-1673  du 5 décembre relatif à la fiabilité des copies décrit les exigences et les modalités d’exécution pour l’article du Code civil puisse être appliqué. 

L’agrément HDS en bout de chaîne

Une norme AFNOR “Numérisation fidèle” a par ailleurs été élaborée pour les opérateurs de numérisation et les donneurs d'ordres qui souhaitent la mettre en œuvre en interne : la NF Z 42-026. Elle précise les conditions dans lesquelles les documents physiques doivent être numérisés afin de permettre une équivalence avec le document d'origine. Elle suit les pas de l’article 10 « Processus de capture des archives » de la norme NF Z 42-013 de 2009, orientée sur l’archivage électronique et la conservation des archives à vocation probatoire. Dans cette continuité, les documents électroniques numérisés en mode « copie fiable » ont pour destination un système d’archivage à vocation probatoire, qu’il soit interne ou dépendant d’un tiers de confiance, ou bien un stockage sécurisé de type coffre-fort numérique. Toutefois, afin d’archiver ces documents sensibles de manière sécurisée, ce “réceptacle” devra être en mesure d’héberger des données de santé, autrement dit posséder l’agrément HDS.

Des enjeux de traçabilité

Aujourd’hui, la norme NF Z42-026 est considérée comme le référentiel pour numériser des pièces physiques, que ce soit en stock (pour une collection de dossiers patients ou RH, par exemple) ou en flux quotidien (pour le courrier entrant notamment), et ce, soit via un prestataire externe, un service centralisé (en mode offre de service interne) ou, enfin, une chaîne de numérisation interne au service bénéficiaire. Rappelons que les principales spécifications de la norme portent sur une parfaite traçabilité, tant au plan de l’organisation que des processus et des métadonnées (horodatage, cachet ou signature électroniques qualifiés, conservation des copies, empreintes, et enfin documentation de l’ensemble du procédé).

Des informations fiables

Comme tout référentiel technique et de management de système, la certification permettra d’assurer et de témoigner dans la durée de la qualité régulière des documents numériques en « copie fiable ». Ce double état de l’art offre ainsi aux établissements de santé un cadre idéal pour accompagner la digitalisation de leurs démarches. Ce qui revient à rassurer chaque intervenant de la chaîne de traitement quant à l’utilisation des informations numérisées. Le médecin a ainsi la certitude de disposer de l’information médicale complète et exacte au format numérique. Le secrétariat médical peut dès alors procéder à l’enrichissement du dossier patient informatisé avec des pièces qualifiées de « copies fiables » numériques. Quant au patient, il est, lui aussi, certain de transmettre et de bénéficier d’une information fiable. Sans oublier le directeur de l’établissement qui a, alors, l’assurance de disposer de pièces recevables par la justice, en cas de litiges ou de contentieux. Enfin, cela permet aussi à chacun d’avoir accès au dossier unifié, à l’exhaustivité des pièces numériques (documents originaux et copies fiables), et donc à la complétude des données. Ce qui favorise la qualité du diagnostic et du soin.

Plus globalement, la numérisation en mode “copie fiable” permet de gagner du temps sur l’ensemble du processus de gestion des documents. En plus de préserver l’intégrité d’un grand nombre de pièces nécessaires à l’activité du personnel de santé (justificatifs d’identité, contrats, factures, etc.), elle contribue à la pérennité du cycle de vie de celles-ci, de la phase de dématérialisation des documents à leur archivage numérique (dans un coffre-fort électronique ou un SAE, par exemple). Au-delà de l’archivage des documents, la copie fiable répond également aux exigences de la signature électronique, la loi n° 2000-230 du 13 mars 2000 reconnaissant l’équivalence entre cette pratique et sa version manuscrite. Transformée en archive, la pièce numérisée dispose d’une valeur juridique se suffisant à elle-même ; les documents papier originaux peuvent dès lors être détruits. De quoi fluidifier la gestion électronique de documents !

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