La dématérialisation, un levier d’efficacité pour les MDPH

Ayant pour mission d’accueillir, d’informer et d’accompagner les personnes en situation de handicap et leurs familles, les Maisons Départementales pour les Personnes Handicapées (MDPH) consacrent une grande partie de leur temps à l’évaluation des demandes de leurs usagers en vue de la mise en place de services adaptés à leurs besoins. Particulièrement fastidieuse, et néanmoins indispensable, cette étape a tout à gagner grâce à la dématérialisation. 

Quelles sont les réglementations relatives à la transformation digitale des MDPH ?

Contrairement aux hôpitaux ou aux pharmacies, soumis à toujours plus de réglementations tendant vers le numérique (dématérialisation du dossier patient, notamment), les MDPH sont les grandes oubliées de l’exécutif. Leurs activités sont principalement encadrées par la loi n° 2005-102 du 11 février 2005 pour l'égalité des droits et des chances, la participation et la citoyenneté des personnes handicapées, à l’origine de la création de ces établissements dans chaque département. 

Dans son article 64, le texte précise le rôle des MDPH : “La maison départementale des personnes handicapées exerce une mission d'accueil, d'information, d'accompagnement et de conseil des personnes handicapées et de leur famille, ainsi que de sensibilisation de tous les citoyens au handicap. (...) La maison départementale des personnes handicapées assure à la personne handicapée et à sa famille l'aide nécessaire à la formulation de son projet de vie, l'aide nécessaire à la mise en œuvre des décisions prises par la commission des droits et de l'autonomie des personnes handicapées, l'accompagnement et les médiations que cette mise en œuvre peut requérir. Elle met en œuvre l'accompagnement nécessaire aux personnes handicapées et à leur famille après l'annonce et lors de l'évolution de leur handicap.”

Chaque MDPH est ainsi chargée d’évaluer les nombreux dossiers de demandes qu’elle reçoit (4,5 millions de demandes en 2019, selon la Caisse nationale de solidarité pour l'autonomie - CNSA) pour proposer le meilleur accompagnement aux personnes handicapées et à leurs familles. Et ce n’est pas tout : elles sont également obligées par la loi de transmettre les données issues de ces dossiers aux établissements chargés d’accompagner les demandeurs. Un travail colossal au vu des grandes quantités de documents que doivent traiter les MDPH, un dossier de demande étant constitué d’une cinquantaine de pages (formulaires, justificatifs médicaux, courriers d’accompagnement, etc.).

Quels sont les enjeux auxquels sont confrontées les MDPH en matière de dématérialisation aujourd’hui ?

Conséquence de la haute volumétrie de documents que les MDPH doivent traiter, le temps nécessaire à l’examen des demandes des personnes handicapées est particulièrement long. L’article R241-33 du Code de l’Action Sociale stipule que “le silence gardé pendant plus de 4 mois par la commission des droits et de l'autonomie des personnes handicapées [chargée du traitement des dossiers transmis aux MDPH, ndlr] à partir du dépôt de la demande (...) vaut décision de rejet.” Ce délai réglementaire de 4 mois, déjà jugé trop long pour les associations de personnes handicapées et leurs familles, est bien souvent dépassé : selon la CNSA, 4,6 mois en moyenne étaient nécessaires au traitement des demandes au premier trimestre 2022. 

Conséquence : les MDPH sont régulièrement pointées du doigt par leurs usagers, qui n’hésitent pas à partager leurs avis sur le web et les réseaux sociaux. C’est là un autre enjeu auquel doivent faire face les MDPH : afficher une image de sérieux et de confiance, qui passe notamment par la rapidité de prise en compte des demandes. Et pour ce faire, disposer d’outils performants et faciles d’utilisation est indispensable pour traiter les dossiers dans un délai raccourci.

Quelles sont les difficultés auxquelles les MDPH font face sur le terrain et comment y remédier ?

Dépourvue, jusqu’à présent, de solutions adéquates, la MDPH de la Marne était le parfait exemple de la situation à laquelle de nombreux établissements doivent encore faire face. “Dans la Marne, il y a 50 000 personnes reconnues au titre du handicap et chaque année, la MDPH de la Marne ouvre 15 000 dossiers. Cela représente plus de 150 000 envois. Nous avons un dossier qui compte au moins une cinquantaine de pages, plus éventuellement des pièces médicales complémentaires ; pour nous, numériser était un enjeu presque vital, il fallait que ce soit simple pour nous, mais aussi simple pour l’usager”, témoigne Hervé Schmitt, directeur de la structure. 

Pour accroître l’efficacité du traitement des demandes reçues, la MDPH de la Marne a donc fait appel à Kodak Alaris et à ses partenaires Altexence et Quadient afin de se doter d’une solution de numérisation et de gestion documentaire complète. Dans le cadre de ce projet, l’interconnexion entre les outils déployés et le progiciel métier déjà existant a été un critère déterminant, largement pris en compte par les 3 spécialistes de la dématérialisation. 

Quelles sont les solutions et technologies pour contribuer à la dématérialisation dans les MDPH ?

Intégrateur sur ce projet, Altexence a d’abord recueilli les besoins de la MDPH de la Marne afin de l’accompagner au mieux. “Ils nous ont proposé la solution Impress : en fonction de chaque modèle de courrier, nous pouvions choisir soit de les envoyer vers la GED (Gestion électronique de documents), par mail ou vers une imprimante pour une mise sous pli automatique”, explique Jennifer Voluher, Administrateur Fonctionnel à la MDPH de la Marne. 

La gestion plus spécifique du courrier est passée par la solution de Quadien, qui a permis le paramétrage des différents modèles de courrier en collaboration avec la MDPH de la Marne. Les collaborateurs ont ensuite été formés pour être totalement autonomes. “Le grand avantage de la solution, c’est que même en télétravail, les collaborateurs peuvent envoyer tous les courriers qu’ils produisent sur la solution, pour les faire éditer, le jour même, par les collaborateurs qui sont présents sur site, permettant ainsi une mise sous pli et un envoi sans délai”, souligne Sophie Edange, Chef de Service à la MDPH de la Marne.

Du côté de la numérisation, autre volet primordial dans le cadre de ce projet, ce sont les scanners Kodak S2050 qui ont été installés sur les bureaux de chaque opérateur susceptible de traiter les demandes entrantes (soit une vingtaine de professionnels). En complément, la MDPH de la Marne s’est dotée, sur la partie logicielle, de Kodak Capture Pro pour indexer ses documents. Des séparateurs et lecteurs de code-barres intégrés au scanner sont ainsi en mesure de séparer les différentes pièces reçues, tandis que la technologie OCR (Reconnaissance optique des caractères) de la solution facilite l’identification et l’extraction des informations pertinentes. Les documents électroniques sont ensuite intégrés dans un workflow mis en place par Altexence, favorisant ainsi le travail en mobilité. 

Quels sont les bénéfices concrets de la dématérialisation ?

La capacité de conseil d’Altexence couplée aux technologies de Quadient et Kodak Alaris permettent aujourd’hui à la MDPH de la Marne d’économiser un temps précieux. “Nous avons franchi un cap en termes d’efficacité, qui se traduit tout simplement par un abaissement du délai moyen de traitement des demandes. Actuellement, nous sommes aux alentours de 2 mois environ”, se félicite Hervé Schmitt. 

La solution de numérisation de Kodak Alaris, porte d’entrée vers la dématérialisation du processus, a tout particulièrement porté ses fruits : le courrier entrant est numérisé le jour même de sa réception, les pertes de documents sont totalement évitées et les pièces constituant les dossiers sont automatiquement contrôlées.

“L'intérêt de la solution est également la réduction des coûts, puisqu'on peut avoir un courrier qui a été produit par le service évaluation et un courrier qui a été produit par le service accès au droit dans la même journée, qui seront mis dans la même enveloppe, ce qui générera un seul affranchissement au lieu de deux”, ajoute Sophie Edange.

“Le résultat que nous avons pu constater en premier lieu était que nous avions enfin un outil de suivi de nos demandes à la hauteur des enjeux et à la hauteur de nos objectifs”, renchérit-il.

Quels conseils garder pour une MDPH souhaitant se lancer dans un projet de dématérialisation ?

Bien s’entourer est la clé de la réussite de tout projet de dématérialisation. Notre conseil est donc avant tout de s’appuyer sur un partenaire de confiance qui saura préconiser les bonnes solutions, simplifier leur mise en place et former les équipes, comme ce fut le cas pour le projet de la MDPH de la Marne. 

Et comme un bon croquis vaut mieux qu'un long discours, découvrez rapidement le témoignage d’Hervé Schmitt et de son équipe en cliquant ici !

Pour en savoir plus sur la dématérialisation dans le secteur de la santé, prenez contact dès maintenant avec notre experte Sophie Meles sur LinkedIn !