Enquête : le secteur public rétropédale sur la numérisation et la gestion documentaire

Plus de 60 professionnels du secteur public (hors santé) ont pris part à la vaste enquête sur les pratiques de numérisation menée par Kodak Alaris et Archimag de janvier à septembre 2023. De quoi mieux comprendre leurs habitudes et leurs besoins en matière de copie et de traitement de documents, et de gestion des données. Retour sur les principaux enseignements de l’étude.

Alors que les organisations de tous les secteurs accordent une importance grandissante à la gestion des datas, elles sont encore 9 sur 10 à utiliser des copieurs multifonctions (MFP), pourtant limités, pour imprimer et scanner leurs documents. Le secteur public (administration, enseignement, collectivités et associations) ne fait pas exception : selon une récente enquête publiée par Kodak Alaris en partenariat avec Archimag, 93 % des professionnels du secteur public ont recours à un simple MFP pour numériser leurs documents. À titre comparatif, ils étaient 97 % en 2019 (selon une précédente étude Kodak Alaris et Archimag).

Les pièces numérisées, en revanche, témoignent bien des spécificités du secteur : avec 63 % des suffrages (+11 points), les articles, études, rapports et livres sont les types de documents les plus scannés. Suivent les factures et devis (45 %, -7 points), les courriers (42 %, -11 points) et les contrats (36 %, +5 points). Mais bien que de nombreux types de documents puissent être pris en charge par les MFP, ces derniers sont également pointés du doigt pour les freins à la numérisation qu’ils présentent, parmi lesquels :

• L’absence de valeur légale des documents scannés (31 %, +6 points) ;
• Les difficultés à prendre en charge les documents plastifiés, épais ou fragiles (31 %, +6 points) ;
• Les difficultés à gérer les documents recto-verso (14 %, -1 point).

Un processus avant tout régi par l’e-mail

Pouvant convenir aux organisations ayant uniquement besoin de copier de faibles volumes de documents, les MFP révèlent vite leurs limites dès lors qu’un traitement approfondi des documents et des données est nécessaire. Néanmoins, si les fonctionnalités de ces équipements sont assez limitées, les pratiques adoptées par les professionnels soulèvent également des questions. En effet, dans 70 % des cas, les documents numérisés sont simplement envoyés dans une boîte mail. 13 % des utilisateurs les intègrent au réseau partagé, 9 % au répertoire de documents (GED par exemple) et 5 % aux processus et logiciels métiers.

Côté exploitation des documents, le bilan n’est pas plus glorieux : 72 % des répondants les repartagent par mail, avec les nombreux risques associés (sécurité, traçabilité, accessibilité, etc.). À titre comparatif, ce taux n’atteint “que” 63 % toutes activités confondues, faisant du secteur public l’un des plus mauvais élèves en la matière. Par ailleurs, plus d’1 professionnel du secteur public sur 2 conserve ses documents numérisés sur PC, limitant là encore le partage et la collaboration autour de ces fichiers. 39 % des répondants intègrent leurs documents à leurs logiciels métiers, 38 % à une base de données documentaires, et 22 % à un circuit de validation ou de signature. L’ensemble de ces taux étant au-dessous de la moyenne nationale, mettant en exergue le retard du secteur public en matière de numérisation et de gestion documentaire.

Les scanners dédiés font l’unanimité

Pouvant permettre d’inverser la tendance, les scanners dédiés ne sont pourtant utilisés que par 22 % des répondants (-5 points par rapport à 2019). Et ce alors même que 78 % des organisations publiques disposeraient bel et bien d’un scanner dédié accessible, selon les réponses des sondés. Sans oublier les nombreuses fonctionnalités bénéfiques intégrées aux scanners dédiés, largement soulignées par les répondants, dont :

• L’indexation automatique des documents (66 %) ;
• L’interfaçage avec les processus et solutions métiers (60 %) ;
• L’intégration des documents scannés dans un circuit de validation ou de signature électronique (53 %) ;
• L’extraction automatique des données (50 %).

Autant de capacités sur lesquelles les professionnels du secteur public peuvent s’appuyer pour optimiser le traitement de leurs documents et des données qu’ils renferment. En la matière, d’ailleurs, 52 % des répondants affirment que les informations sont encore saisies manuellement. Ils sont également 28 % à faire savoir qu’ils sont incapables de les exploiter correctement. Seulement 23 % indiquent que les données sont indexées automatiquement.

Dans ce contexte, 1 agent de la fonction publique sur 2 serait intéressé par une solution globale mêlant scanner dédié et logiciel de capture (capable de reconnaître les caractères, d’extraire des données, de les indexer automatiquement, etc.), tandis que 39 % auraient tendance à privilégier un logiciel seul. Quant aux organisations déjà équipées d’un scanner dédié, elles sont 26 % à faire part de leur entière satisfaction, et 28 % à indiquer qu’elles ne changeraient d’appareil que si l’intégration d’un nouvel outil à leur écosystème le nécessitait. De bons arguments, donc, pour les structures n’ayant pas encore passé le cap.

Téléchargez gratuitement la synthèse de l’enquête Kodak Alaris en partenariat avec Archimag “Quelles sont les pratiques des organisations françaises en matière de copie, de numérisation et de capture de documents ?” pour en savoir plus !